1. INTRODUCTION ET ACCEPTATION

Les présentes Conditions d’utilisation (les « Conditions ») régissent l’accès au Service et son utilisation. Elles font partie d’une convention liant PROOF Incorporated (« PROOF », « nous », « notre » ou « nos ») et l’organisation qui les accepte (le « Client », « vous », « votre » ou « vos »).

Le Service est offert uniquement aux organisations, à des fins commerciales. Il n’est pas offert aux consommateurs.

La personne physique qui accepte les présentes Conditions au nom d’une organisation déclare et garantit qu’elle a le pouvoir de lier celle-ci. Une personne physique qui n’a pas ce pouvoir ne doit ni accepter les présentes Conditions ni utiliser le Service.

Le Client accepte les présentes Conditions en les acceptant au moyen du Service, en signant un Bon de commande qui y renvoie ou en utilisant le Service, selon la première de ces éventualités.

1.1 La Convention

Les présentes Conditions, la Politique de confidentialité, la Politique relative aux témoins, les Conditions de messagerie et, s’il y a lieu, l’Addenda relatif au traitement des données et tout Bon de commande constituent ensemble la convention intervenue entre PROOF et le Client (la « Convention »).

Chacun de ces documents est intégré par renvoi aux présentes Conditions.

1.2 Ordre de priorité

En cas de conflit entre les documents qui constituent la Convention, l’ordre de priorité suivant s’applique :

• Un Bon de commande, quant aux conditions commerciales qu’il énonce, et uniquement lorsqu’il indique expressément la disposition qu’il modifie.
• L’Addenda relatif au traitement des données, quant au traitement de renseignements personnels pour le compte du Client.
• Les présentes Conditions.
• Les Conditions de messagerie.
• La Politique de confidentialité et la Politique relative aux témoins.

2. DÉFINITIONS

Les termes portant une majuscule initiale ont le sens qui leur est attribué ci-dessous ou à l’endroit où ils sont définis pour la première fois.

Dans la Convention, les mots « comprendre » et « y compris » n’ont pas un sens limitatif.

« Données agrégées » désigne les données agrégées et dépersonnalisées issues de l’exploitation du Service, desquelles les noms d’entreprises, les renseignements personnels, les adresses et les autres détails permettant l’identification ont été retirés.

« Convention » a le sens qui lui est attribué à l’article 1.1.

« Utilisateur autorisé » désigne une personne physique que le Client autorise à accéder au Service sous le compte du Client, au moyen d’identifiants délivrés à cette personne ou créés par elle.

« Client » a le sens qui lui est attribué à l’article 1.

« Données du Client » désigne l’ensemble des informations, registres, documents, photographies et autres contenus soumis ou téléversés au Service, ou générés au moyen de celui-ci, par le Client, ses Utilisateurs autorisés ou ses Participants sur le terrain, ou pour leur compte, y compris les registres opérationnels et les renseignements personnels qu’ils contiennent. Les Données du Client ne comprennent pas les Données agrégées ni la Technologie PROOF.

« Documentation » désigne les descriptions du Service que PROOF met généralement à disposition.

« Rétroaction » désigne les suggestions, idées, demandes d’amélioration et autres commentaires concernant le Service.

« Participant sur le terrain » désigne une personne physique qui interagit avec des fonctions autorisées du Service dans le cadre des activités d’un Client sans détenir de compte.

« Bon de commande » désigne un document de commande visant le Service, signé ou accepté par PROOF, qui renvoie aux présentes Conditions.

« Technologie PROOF » désigne le Service ainsi que l’ensemble des logiciels, systèmes, conceptions, interfaces, flux de travail, méthodologies, modèles de données, algorithmes, savoir-faire et la Documentation que PROOF utilise ou met à disposition dans le cadre de celui-ci, de même que l’ensemble des améliorations, modifications et œuvres dérivées de l’un ou l’autre de ces éléments.

« Service » désigne le site Web, la plateforme logicielle, les applications et les services connexes de PROOF, tels qu’ils sont mis à disposition de temps à autre.

« Services tiers » désigne les produits, services, réseaux et contenus fournis par toute personne autre que PROOF, y compris les opérateurs de télécommunication et les systèmes que le Client connecte au Service ou utilise avec celui-ci.

3. LE SERVICE

3.1 Nature du Service

Le Service est une plateforme logicielle de gestion opérationnelle, de visibilité des actifs, de documentation des activités et de processus d’affaires connexes. Il est fourni sous forme de service hébergé, par Internet.

PROOF ne fournit ni matériel, ni appareils, ni connectivité. Le Client est responsable des appareils et de la connectivité utilisés pour accéder au Service.

3.2 Modifications du Service

PROOF peut modifier, ajouter ou abandonner toute fonction du Service en tout temps.

PROOF n’a aucune obligation de fournir, ou de continuer à fournir, une fonction en particulier.

3.3 Fonctions en préversion

Les fonctions désignées comme des fonctions en préversion, en version bêta ou d’évaluation (les « Fonctions en préversion ») sont fournies « telles quelles », peuvent être retirées en tout temps et ne comportent aucun engagement de quelque nature que ce soit.

4. COMPTES, UTILISATEURS AUTORISÉS ET PARTICIPANTS SUR LE TERRAIN

4.1 Admissibilité

Le Service ne peut être utilisé que par des organisations ayant la capacité juridique de contracter, par l’intermédiaire de personnes physiques agissant dans le cours de leurs activités professionnelles, et par les Participants sur le terrain auxquels un Client donne accès à des fonctions du Service, y compris les propres clients et relations d’affaires du Client. Le Client est responsable de ses Participants sur le terrain conformément à l’article 4.3.

Le Service ne s’adresse pas aux enfants. Le Client ne doit permettre à aucune personne physique d’utiliser le Service dans des circonstances contraires à la loi applicable.

PROOF peut refuser toute inscription ou tout Bon de commande.

4.2 Renseignements relatifs au compte et identifiants

Les renseignements d’inscription et de facturation doivent être exacts, à jour et complets, et doivent être maintenus ainsi.

Les identifiants sont confidentiels et ne doivent pas être partagés, sauf au moyen des fonctionnalités que PROOF fournit à cette fin. Le Client est responsable de toute activité effectuée sous son compte et doit aviser PROOF promptement de tout accès non autorisé.

4.3 Utilisateurs autorisés et Participants sur le terrain

Les Utilisateurs autorisés et les Participants sur le terrain accèdent au Service sous l’autorité du Client. Les Utilisateurs autorisés agissent pour le compte du Client.

Le Client détermine qui peut accéder au Service au moyen de son compte ou dans le cadre de ses activités, et il est responsable de la conduite de ces personnes et du respect de la Convention par celles-ci. Un manquement de l’une ou l’autre d’entre elles constitue un manquement du Client.

4.4 Foi accordée aux instructions et suspension de l’accès

PROOF peut se fier à toute instruction donnée au moyen du compte du Client, sans autre vérification.

PROOF peut suspendre ou révoquer tout accès qu’elle croit raisonnablement compromis ou utilisé de manière abusive, sans préavis lorsqu’une intervention immédiate est nécessaire.

5. RESPONSABILITÉS DU CLIENT

5.1 Utilisation licite

Le Client doit utiliser le Service uniquement à des fins commerciales licites et conformément à la Convention.

5.2 Avis et consentements

Le Client est seul responsable de fournir tous les avis et d’obtenir tous les consentements requis à l’égard des renseignements concernant son personnel, ses entrepreneurs, ses clients, ses Participants sur le terrain et toute autre personne physique dont il saisit les renseignements dans le Service ou les génère au moyen de celui-ci.

Cela comprend le respect des lois en matière d’emploi, de protection de la vie privée, de surveillance en milieu de travail et de renseignements de localisation de chaque territoire où le Client exerce ses activités, y compris, à titre d’exemple et sans limitation, le Canada, les États-Unis, le Mexique, l’Union européenne et le Royaume-Uni.

5.3 Exactitude et décisions

Le Client est responsable de l’exactitude et de la légalité des renseignements qu’il soumet.

Le Client est seul responsable des décisions qu’il prend sur la foi des registres du Service, ainsi que de la conservation de toute copie des Données du Client dont il a besoin à ses propres fins commerciales, juridiques ou réglementaires.

5.4 Contrôle des exportations et sanctions

Le Client déclare que ni lui ni aucun Utilisateur autorisé ne fait l’objet de sanctions administrées par le Canada, les États-Unis, les Nations Unies, l’Union européenne ou le Royaume-Uni.

Le Client ne doit pas utiliser le Service en contravention des lois sur le contrôle des exportations ou sur les sanctions, ni dans un territoire où le Service est interdit.

6. UTILISATION ACCEPTABLE

Le Client ne doit accomplir aucun des actes suivants, et doit veiller à ce qu’aucun Utilisateur autorisé, Participant sur le terrain ou autre personne agissant par son intermédiaire ne les accomplisse :

• Utiliser le Service de manière illicite ou en violation d’un droit d’un tiers.
• Soumettre un contenu illicite, contrefaisant, diffamatoire, menaçant, harcelant ou autrement préjudiciable.
• Introduire un code malveillant, ou porter atteinte à l’intégrité, au rendement ou à la sécurité du Service.
• Sonder ou tester la vulnérabilité du Service, ou contourner toute mesure de sécurité, d’authentification ou de contrôle d’accès.
• Faire de l’ingénierie inverse, décompiler ou autrement tenter de découvrir le code source, la structure ou les méthodes du Service, sauf lorsque la loi applicable le permet expressément.
• Copier, modifier, encadrer, reproduire en miroir ou revendre le Service, accorder une sous-licence à son égard, ou autrement le mettre à la disposition d’un tiers.
• Utiliser le Service pour concevoir un produit concurrent, ou copier une fonctionnalité, une interface, un flux de travail ou une conception du Service.
• Accéder au Service par des moyens automatisés, y compris le moissonnage, ou extraire des données en masse, sauf au moyen des fonctionnalités que PROOF fournit à cette fin.
• Contourner ou dépasser toute limite d’utilisation.
• Publier des résultats de tests de performance ou des analyses comparatives portant sur le Service sans le consentement écrit de PROOF.
• Faire une fausse déclaration quant à une identité ou à un pouvoir, ou consigner une activité concernant de l’équipement, des biens ou des opérations que la personne n’est pas autorisée à documenter.
• Partager des identifiants ou d’autres moyens d’accès, sauf au moyen des fonctionnalités que PROOF fournit à cette fin, ou utiliser ceux d’une autre personne.
• Envoyer des messages non sollicités, illicites ou promotionnels au moyen du Service.
• Retirer, modifier ou utiliser de manière abusive tout avis, toute étiquette ou tout identifiant fourni par PROOF ou généré en vue d’une utilisation avec le Service.
• Utiliser le Service à des fins de sécurité des personnes ou d’intervention d’urgence, ou dans toute application où sa défaillance pourrait entraîner un décès, des lésions corporelles ou des dommages à l’environnement.
• Aider quiconque à accomplir l’un ou l’autre des actes qui précèdent.

6.1 Mesures d’application

PROOF peut, sans y être tenue, surveiller le contenu et les activités du Service.

PROOF peut enquêter sur toute violation soupçonnée, retirer du contenu, suspendre ou résilier l’accès et collaborer avec les autorités policières et réglementaires.

7. FRAIS, PAIEMENT ET TAXES

7.1 Frais

Le Client doit payer les frais prévus au Bon de commande applicable ou, à défaut, dans la grille tarifaire publiée par PROOF (les « Frais »).

Les Frais sont payables dans la devise indiquée sur la facture ou, à défaut d’indication, en dollars canadiens. Sauf disposition expresse contraire de la Convention, les Frais ne sont pas remboursables.

7.2 Facturation et paiement

Sauf indication contraire du Bon de commande ou de la facture, les factures sont payables dans les trente jours suivant la date de facturation, sans compensation ni déduction.

7.3 Retard de paiement

Les sommes en souffrance portent intérêt au moindre d’un taux d’un et demi pour cent par mois (dix-huit pour cent par année) et du taux maximal permis par la loi.

Le Client doit rembourser à PROOF les coûts raisonnables de recouvrement qu’elle engage, y compris les honoraires d’avocats.

7.4 Taxes et impôts

Les Frais excluent l’ensemble des taxes, droits et prélèvements, y compris les taxes de vente, les taxes d’utilisation, les taxes sur la valeur ajoutée, la taxe sur les produits et services, la taxe de vente harmonisée et les retenues d’impôt à la source. Le Client paie ou rembourse l’ensemble de ceux-ci, à l’exception des impôts sur le revenu net de PROOF.

Lorsqu’un mécanisme d’autoliquidation ou d’autocotisation s’applique, le Client doit rendre compte de la taxe.

Si une retenue est exigée par la loi, le Client doit majorer le paiement de sorte que PROOF reçoive le plein montant facturé.

7.5 Modification des Frais

PROOF peut modifier les Frais sur préavis. Une modification prend effet au renouvellement suivant ou, si aucune durée d’abonnement ne s’applique, au plus tôt trente jours après le préavis.

7.6 Contestations et défaut de paiement

Toute contestation d’une facture doit être soulevée par écrit dans les trente jours suivant la date de facturation, à défaut de quoi la facture devient définitive.

Si une somme non contestée demeure impayée dix jours après que PROOF a donné un avis de non-paiement, PROOF peut suspendre le Service jusqu’à son paiement.

8. DURÉE, SUSPENSION ET RÉSILIATION

8.1 Durée

La Convention prend effet lorsque le Client l’accepte pour la première fois et demeure en vigueur pendant la durée d’abonnement prévue au Bon de commande applicable. Chaque durée est renouvelée pour une durée égale, à moins que l’une ou l’autre des parties ne donne un avis de non-renouvellement au moins trente jours avant son expiration.

Lorsqu’aucune durée d’abonnement n’est indiquée, la Convention demeure en vigueur jusqu’à ce que l’une ou l’autre des parties la résilie moyennant un préavis de trente jours.

8.2 Suspension du Service

PROOF peut suspendre la totalité ou une partie du Service immédiatement, et sans engager sa responsabilité, afin de protéger la sécurité ou l’intégrité du Service ou de toute personne, de faire face à un risque juridique ou réglementaire, en cas de violation de l’article 6, en cas de non-paiement aux termes de l’article 7.6 ou lorsque la loi l’exige.

PROOF déploiera des efforts raisonnables pour aviser le Client et pour rétablir l’accès une fois la cause résolue.

8.3 Résiliation pour motif sérieux

L’une ou l’autre des parties peut résilier la Convention sur avis si l’autre partie y manque de façon importante et ne remédie pas au manquement dans les trente jours suivant un avis, ou immédiatement si l’autre partie devient insolvable ou fait l’objet d’une procédure de faillite, de mise sous séquestre ou d’une procédure semblable.

PROOF peut résilier la Convention immédiatement en cas de manquement à l’article 6 ou à l’article 9.

8.4 Effet de la résiliation

À l’expiration ou à la résiliation, les droits du Client prennent fin et tous les Frais courus deviennent exigibles.

Si le Client résilie en raison d’un manquement important de PROOF auquel il n’a pas été remédié, PROOF remboursera les Frais payés d’avance pour la partie inutilisée de la durée.

8.5 Données du Client après la résiliation

Pendant trente jours suivant l’expiration ou la résiliation (la « Période d’exportation »), et pourvu que les Frais non contestés soient payés, PROOF mettra les Données du Client à disposition aux fins d’exportation.

PROOF peut ensuite supprimer les Données du Client, sous réserve des articles 10.4 et 10.5, de l’Addenda relatif au traitement des données et de toute conservation exigée par la loi.

8.6 Survie

Les articles 7 (Frais, paiement et taxes), 8.4 à 8.6, 9 (Propriété intellectuelle, à l’exception de l’article 9.2), 10 (Données du Client), 11 (Confidentialité) et 13 à 19, ainsi que toute autre disposition qui, de par sa nature, survit, survivent à l’expiration ou à la résiliation.

9. PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

9.1 Propriété

PROOF et ses concédants de licence détiennent l’ensemble des droits, titres et intérêts, y compris l’ensemble des droits de propriété intellectuelle, sur le Service et la Technologie PROOF. Cela comprend les logiciels, les conceptions, les interfaces, les flux de travail, les méthodologies, les modèles de données, la Documentation, les marques de commerce et l’habillage commercial, ainsi que l’ensemble des améliorations, modifications et œuvres dérivées de ceux-ci, y compris celles qui sont fondées sur la Rétroaction.

9.2 Droit d’utiliser le Service

Sous réserve de la Convention et du paiement des Frais, PROOF accorde au Client, pendant la durée, un droit limité, non exclusif, non transférable, ne pouvant faire l’objet d’une sous-licence et révocable d’accéder au Service et de l’utiliser pour ses besoins commerciaux internes conformément à la Convention et à la Documentation, et de permettre à ses Utilisateurs autorisés et à ses Participants sur le terrain d’en faire autant dans le cadre de ses activités.

9.3 Réserve de droits

Tous les droits qui ne sont pas expressément accordés sont réservés. Aucune licence n’est accordée implicitement ou autrement.

Les restrictions prévues à l’article 6 s’appliquent au droit prévu à l’article 9.2. Toute utilisation qui excède ce droit porte atteinte aux droits de PROOF.

9.4 Rétroaction

Le Client accorde à PROOF une licence perpétuelle, irrévocable, mondiale, transférable et pouvant faire l’objet d’une sous-licence, libre de redevances et sans restriction, lui permettant d’utiliser et d’exploiter toute Rétroaction à quelque fin que ce soit.

9.5 Noms et publicité

Le Client ne peut utiliser les noms ou les marques de PROOF sans le consentement écrit de PROOF.

PROOF ne désignera le Client comme client qu’avec le consentement du Client.

10. DONNÉES DU CLIENT

10.1 Propriété des Données du Client

Entre les parties, le Client détient l’ensemble des droits, titres et intérêts sur les Données du Client.

10.2 Licence accordée à PROOF

Le Client accorde à PROOF et à ses fournisseurs de services une licence mondiale et non exclusive, libre de redevances, leur permettant d’héberger, de copier, de traiter, de transmettre et d’afficher les Données du Client dans la mesure nécessaire pour fournir le Service et en assurer le soutien, pour prévenir ou régler des problèmes, pour se conformer à la loi et de toute autre manière permise par la Convention.

Le Client déclare et garantit qu’il détient l’ensemble des droits et des consentements qu’exige cette licence.

10.3 Renseignements personnels

PROOF traite les renseignements personnels contenus dans les Données du Client de la manière décrite dans la Politique de confidentialité et, lorsqu’il s’applique, dans l’Addenda relatif au traitement des données.

10.4 Registres historiques

Certains registres sont tenus à titre de registres historiques des activités opérationnelles. Les corrections peuvent être consignées au moyen d’inscriptions supplémentaires plutôt que par l’écrasement d’une inscription antérieure.

Cela ne déroge à aucun droit dont une personne physique est titulaire en vertu de la loi applicable.

10.5 Conservation à des fins juridiques et de vérification

PROOF peut conserver les Données du Client, ainsi que les registres de l’utilisation du Service par le Client, dans la mesure raisonnablement nécessaire pour satisfaire à ses obligations juridiques, fiscales, comptables et de vérification, pour établir ou défendre des droits en justice et pour faire respecter la Convention.

10.6 Registres du Client

Comme le prévoit l’article 10.1, l’ensemble des registres créés ou stockés dans le Service pour le Client — y compris les registres d’équipement, les registres de travaux et l’historique d’entretien — sont et demeurent la propriété du Client. Le Client peut exporter ses registres en tout temps. À la fermeture du compte du Client, PROOF supprimera les registres du Client sur demande, sous réserve de toute conservation exigée par la loi et des articles 10.4 et 10.5. PROOF ne vend pas les Données du Client et ne communique pas les Données du Client sous une forme identifiable.

Après l’expiration ou la résiliation de la Convention, le droit d’exporter des registres prévu au présent article 10.6 subsiste uniquement pendant la Période d’exportation et aux conditions de l’article 8.5.

La dernière phrase du premier alinéa du présent article 10.6 ne restreint pas la communication de Données du Client au Client ; aux personnes que le Client autorise au moyen du Service ; au personnel, aux sociétés affiliées, aux fournisseurs de services et aux conseillers professionnels de PROOF qui sont tenus à des obligations de confidentialité ; à un successeur autorisé, ou à un acquéreur, un investisseur ou un prêteur éventuel dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement, d’une restructuration ou d’une vente d’actifs, sous réserve d’obligations de confidentialité ; lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour enquêter sur une utilisation abusive, pour remédier à un incident de sécurité, pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de PROOF ou d’autrui, ou pour établir, exercer ou défendre des droits en justice ; ou pour se conformer à la loi applicable, à une ordonnance judiciaire, à une demande légitime d’une autorité gouvernementale ou à une autre obligation juridiquement contraignante.

10.7 Données agrégées

PROOF peut créer et utiliser des Données agrégées — des données agrégées et dépersonnalisées issues de l’exploitation du Service, desquelles les noms d’entreprises, les renseignements personnels, les adresses et les autres détails permettant l’identification ont été retirés — à des fins qui comprennent l’exploitation, la maintenance et l’amélioration du Service, le développement de nouvelles fonctionnalités et la production d’indices de référence sectoriels et d’analyses. Les Données agrégées n’identifient aucun client ni aucune personne physique et ne constituent pas des Données du Client.

Aucun renseignement personnel n’est inclus dans les Données agrégées, et PROOF ne tentera pas de réidentifier un client ou une personne physique à partir de celles-ci.

Entre les parties, PROOF détient l’ensemble des Données agrégées ainsi que les analyses, indices de référence, modèles et constats qui en découlent, et PROOF peut les utiliser à toute fin commerciale licite, y compris la commercialisation du Service. Les droits de PROOF sur les Données agrégées survivent à la résiliation ou à la fermeture d’un compte.

Le droit de PROOF de créer et d’utiliser des Données agrégées lui est conféré par la Convention et n’est assujetti à aucun choix ni à aucune configuration de la part du Client. Toute limitation de ce droit doit être énoncée expressément dans un Bon de commande signé par PROOF.

11. CONFIDENTIALITÉ

11.1 Définition

« Renseignements confidentiels » désigne les renseignements non publics communiqués par une partie (la « Partie divulgatrice ») à l’autre partie (la « Partie destinataire ») qui sont désignés comme confidentiels ou qu’une personne raisonnable considérerait comme confidentiels.

Les Renseignements confidentiels de PROOF comprennent la Technologie PROOF et les conditions de chaque Bon de commande. Les Renseignements confidentiels du Client comprennent les Données du Client.

11.2 Exceptions

Les Renseignements confidentiels ne comprennent pas les renseignements qui sont ou deviennent publics sans qu’il y ait manquement, qui étaient déjà connus de la Partie destinataire, qui sont élaborés de façon indépendante sans utilisation des renseignements de la Partie divulgatrice ou qui sont légitimement reçus d’un tiers non tenu à une obligation de confidentialité.

11.3 Obligations de la Partie destinataire

La Partie destinataire n’utilisera les Renseignements confidentiels qu’aux fins de la Convention et les protégera avec au moins un degré de soin raisonnable.

Elle ne communiquera les Renseignements confidentiels qu’aux membres de son personnel, à ses sociétés affiliées, à ses fournisseurs de services et à ses conseillers qui ont besoin d’en prendre connaissance et qui sont tenus à des obligations de confidentialité équivalentes. PROOF peut également communiquer des Données du Client dans les autres circonstances énumérées à l’article 10.6, aux conditions qui y sont énoncées. Aucune disposition du présent article 11 ne limite l’article 10.7.

11.4 Communication exigée par la loi

La communication exigée par la loi est permise, pourvu que la Partie destinataire en donne promptement avis lorsque la loi le permet et ne communique que ce qui est exigé.

11.5 Restitution et durée

Sur demande écrite présentée après la fin de la Convention, la Partie destinataire restituera ou détruira les Renseignements confidentiels, à l’exception des copies conservées dans les sauvegardes courantes ou exigées par la loi, lesquelles demeurent protégées. Les Données du Client sont traitées conformément à l’article 8.5 et à l’Addenda relatif au traitement des données.

Ces obligations s’appliquent pendant la durée et pendant cinq ans par la suite et, à l’égard des secrets commerciaux, aussi longtemps qu’ils demeurent des secrets commerciaux.

12. SERVICES TIERS ET COMMUNICATIONS

Le Service s’appuie sur des fournisseurs tiers d’hébergement, de communications, de cartographie et d’autres technologies. PROOF n’est pas responsable des interruptions ou des défaillances causées par ceux-ci.

Les Services tiers que le Client choisit d’utiliser sont régis par les conditions convenues entre le Client et leurs fournisseurs. PROOF n’exerce aucun contrôle sur eux et n’en est pas responsable. Le Client autorise PROOF à échanger des Données du Client avec eux dans la mesure nécessaire pour permettre leur utilisation.

Les messages textes et les courriels envoyés au moyen du Service pour le compte du Client sont régis par les Conditions de messagerie. Le Client est responsable de leur contenu et des consentements sur lesquels ils reposent.

13. REGISTRES OPÉRATIONNELS, RENSEIGNEMENTS DE LOCALISATION ET ABSENCE DE VÉRIFICATION INDÉPENDANTE

Les registres opérationnels constituent une documentation générée à partir des actions accomplies par les utilisateurs et à partir de leurs appareils. PROOF ne vérifie de façon indépendante aucun registre, ni l’identité ou la conduite d’une personne, ni l’état ou l’emplacement d’un actif.

Les renseignements de localisation dépendent des capacités des appareils, des autorisations, de la connectivité et des conditions environnementales, et peuvent être inexacts ou non disponibles. PROOF ne déclare pas que les coordonnées enregistrées des appareils sont vérifiées de façon indépendante ni qu’elles sont nécessairement exactes.

Le Service n’est ni un système de sécurité, ni une évaluation de la conformité, ni un avis juridique, ni un substitut au jugement du Client. PROOF ne prescrit aucune pratique de sécurité. Toute instruction consignée dans le Service est celle du Client.

Le Client est seul responsable de toute décision prise sur la foi des registres du Service, y compris les décisions en matière d’emploi.

14. GARANTIES ET EXONÉRATIONS

14.1 Garanties mutuelles

Chaque partie garantit qu’elle a le pouvoir de conclure et d’exécuter la Convention.

14.2 Garantie relative au Service

PROOF garantit qu’elle fournira le Service avec une compétence et un soin raisonnables.

Le recours exclusif du Client en cas de manquement à cette garantie est la correction de la lacune ou, à défaut, la résiliation du Service visé et le remboursement des Frais payés d’avance pour la partie inutilisée de la durée.

14.3 Exonération

SAUF DANS LA MESURE EXPRESSÉMENT PRÉVUE AU PRÉSENT ARTICLE 14, LE SERVICE AINSI QUE L’ENSEMBLE DES REGISTRES, RÉSULTATS ET RENSEIGNEMENTS MIS À DISPOSITION AU MOYEN DE CELUI-CI SONT FOURNIS « TELS QUELS » ET « SELON LEUR DISPONIBILITÉ ».

DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, PROOF AINSI QUE SES CONCÉDANTS DE LICENCE ET SES FOURNISSEURS DE SERVICES DÉCLINENT TOUTES AUTRES GARANTIES, DÉCLARATIONS ET CONDITIONS, QU’ELLES SOIENT EXPRESSES, IMPLICITES, LÉGALES OU DÉCOULANT D’UNE CONDUITE HABITUELLE OU D’UN USAGE DU COMMERCE, Y COMPRIS TOUTES LES GARANTIES ET CONDITIONS IMPLICITES DE QUALITÉ MARCHANDE, DE QUALITÉ LOYALE ET MARCHANDE, D’ADAPTATION À UN USAGE PARTICULIER, DE TITRE, D’ABSENCE DE CONTREFAÇON, DE JOUISSANCE PAISIBLE ET D’EXACTITUDE.

PROOF NE GARANTIT PAS QUE LE SERVICE SERA ININTERROMPU, OPPORTUN, SÉCURISÉ OU EXEMPT D’ERREURS, QU’UN MESSAGE SERA LIVRÉ, QU’UN REGISTRE OU UN RENSEIGNEMENT DE LOCALISATION SERA EXACT OU COMPLET, NI QUE LE SERVICE RÉPONDRA AUX EXIGENCES DU CLIENT OU PERMETTRA D’ATTEINDRE UN RÉSULTAT PARTICULIER.

PROOF N’OFFRE AUCUNE GARANTIE À L’ÉGARD D’UN SERVICE TIERS OU D’UN RÉSULTAT AUTOMATISÉ. LES FONCTIONS EN PRÉVERSION SONT FOURNIES SANS GARANTIE D’AUCUNE SORTE.

15. INDEMNISATION

15.1 Indemnisation par le Client

Le Client prendra fait et cause pour PROOF, ses sociétés affiliées et les membres de leur personnel à l’égard de toute réclamation présentée par un tiers (une « Réclamation »), et les indemnisera de l’ensemble des pertes, dommages-intérêts, amendes et coûts qui en résultent, y compris les honoraires d’avocats raisonnables, découlant de ce qui suit :

• Les Données du Client, ou leur traitement par PROOF conformément à la Convention.
• L’utilisation du Service par le Client, ses Utilisateurs autorisés ou ses Participants sur le terrain.
• La violation de la loi ou de la Convention par le Client.
• Tout message envoyé au moyen du Service pour le compte du Client.
• Toute réclamation présentée par le personnel, les entrepreneurs ou les clients du Client, ou par toute autre personne physique dont le Client saisit les renseignements dans le Service ou les génère au moyen de celui-ci.

15.2 Indemnisation par PROOF

PROOF prendra fait et cause pour le Client à l’égard de toute Réclamation alléguant que le Service, tel qu’il est fourni par PROOF, contrefait un brevet, un droit d’auteur ou une marque de commerce du Canada, des États-Unis, du Mexique, de l’Union européenne ou du Royaume-Uni, et paiera les dommages-intérêts accordés par jugement définitif, ou convenus par PROOF dans le cadre d’un règlement, à l’égard de cette Réclamation.

Cette obligation ne s’applique pas aux Réclamations découlant des Données du Client, des Services tiers, de combinaisons avec tout élément non fourni par PROOF, de modifications non effectuées par PROOF, d’une utilisation non conforme à la Convention, de la poursuite de l’utilisation après avis d’une solution de rechange non contrefaisante, ni des Fonctions en préversion.

Si le Service fait ou pourrait faire l’objet d’une telle Réclamation, PROOF peut obtenir pour le Client le droit de continuer à l’utiliser, le modifier de manière à ce qu’il ne soit plus contrefaisant, ou résilier la Convention et rembourser les Frais payés d’avance pour la partie inutilisée de la durée. Le présent article 15.2 énonce l’entière responsabilité de PROOF en matière de contrefaçon.

15.3 Procédure

La partie indemnisée doit aviser promptement de la Réclamation, confier à la partie indemnisante le contrôle exclusif de la défense et du règlement de celle-ci, et collaborer aux frais de la partie indemnisante.

Aucun règlement ne peut imposer une obligation à la partie indemnisée, ni comporter une reconnaissance de faute de sa part, sans son consentement.

Malgré le premier alinéa du présent article 15.3, lorsque le Client est la partie indemnisante, PROOF peut participer à la défense relative à la Réclamation par l’intermédiaire d’avocats de son choix, à ses propres frais, et peut assumer la défense aux frais du Client si celui-ci n’assure pas la défense avec diligence.

16. LIMITATION DE RESPONSABILITÉ

DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, PROOF ET SES SOCIÉTÉS AFFILIÉES, CONCÉDANTS DE LICENCE, FOURNISSEURS DE SERVICES ET MEMBRES DU PERSONNEL NE SERONT PAS RESPONSABLES DES DOMMAGES INDIRECTS, ACCESSOIRES, SPÉCIAUX, CONSÉCUTIFS, EXEMPLAIRES OU PUNITIFS, NI D’UNE PERTE DE PROFITS, DE REVENUS, D’ACHALANDAGE OU DE DONNÉES, NI D’UNE INTERRUPTION DES ACTIVITÉS, QUELLE QU’EN SOIT LA CAUSE.

DANS TOUTE LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, LA RESPONSABILITÉ TOTALE CUMULATIVE DE PROOF DÉCOULANT DE LA CONVENTION ET DU SERVICE OU S’Y RAPPORTANT N’EXCÉDERA PAS LES FRAIS PAYÉS OU PAYABLES PAR LE CLIENT AU COURS DES DOUZE MOIS PRÉCÉDANT L’ÉVÉNEMENT DONNANT LIEU À LA RESPONSABILITÉ.

CES EXCLUSIONS ET LIMITATIONS S’APPLIQUENT EN VERTU DE TOUT FONDEMENT DE RESPONSABILITÉ, Y COMPRIS LA RESPONSABILITÉ CONTRACTUELLE, LA RESPONSABILITÉ EXTRACONTRACTUELLE, LA NÉGLIGENCE, LA RESPONSABILITÉ SANS FAUTE ET LA LOI, MÊME SI PROOF A ÉTÉ AVISÉE DE LA POSSIBILITÉ DE CES DOMMAGES, MÊME SI UN RECOURS N’ATTEINT PAS SON OBJET ESSENTIEL, ET MALGRÉ TOUTE INEXÉCUTION FONDAMENTALE. ELLES NE S’APPLIQUENT PAS LORSQUE LA LOI NE PERMET PAS D’EXCLURE OU DE LIMITER LA RESPONSABILITÉ.

LES PARTIES CONVIENNENT QUE LES FRAIS REFLÈTENT CETTE RÉPARTITION DES RISQUES ET QUE CES EXCLUSIONS ET LIMITATIONS CONSTITUENT UN FONDEMENT ESSENTIEL DE L’ENTENTE INTERVENUE ENTRE ELLES.

17. DROIT APPLICABLE ET RÈGLEMENT DES DIFFÉRENDS

17.1 Droit applicable

La Convention est régie par les lois de la province du Manitoba et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent, sans égard aux règles relatives aux conflits de lois.

La Convention des Nations Unies sur les contrats de vente internationale de marchandises, ainsi que toute loi la mettant en œuvre, ne s’applique pas.

17.2 Compétence

Les tribunaux du Manitoba siégeant à Winnipeg ont compétence exclusive à l’égard de tout différend découlant de la Convention ou du Service ou s’y rapportant. Chaque partie se soumet irrévocablement à leur compétence.

17.3 Mesures injonctives

L’une ou l’autre des parties peut demander une injonction devant tout tribunal compétent afin de protéger sa propriété intellectuelle ou ses Renseignements confidentiels. PROOF peut intenter des procédures en recouvrement des sommes qui lui sont dues devant tout tribunal compétent.

17.4 Renonciation au procès devant jury et aux actions collectives

DANS LA MESURE PERMISE PAR LA LOI, CHAQUE PARTIE RENONCE À TOUT DROIT À UN PROCÈS DEVANT JURY ET CONVIENT QUE LES RÉCLAMATIONS SERONT PRÉSENTÉES UNIQUEMENT À TITRE INDIVIDUEL, ET NON DANS LE CADRE D’UNE ACTION COLLECTIVE, D’UN RECOURS COLLECTIF OU D’UNE PROCÉDURE DE REPRÉSENTATION.

18. UTILISATION À L’INTERNATIONAL

PROOF exploite le Service à partir du Canada et ne déclare aucunement que celui-ci est approprié ou disponible en tout autre lieu.

Quiconque accède au Service à partir d’un autre territoire le fait de sa propre initiative et est responsable du respect des lois locales.

Les Données du Client peuvent être traitées au Canada et dans d’autres pays, de la manière décrite dans la Politique de confidentialité et l’Addenda relatif au traitement des données. L’utilisation du Service est assujettie aux exigences en matière d’exportation et de sanctions énoncées à l’article 5.4.

19. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

19.1 Intégralité de la Convention

La Convention constitue l’intégralité de l’entente intervenue entre les parties quant à son objet et remplace l’ensemble des ententes et déclarations antérieures. Les conditions figurant dans une commande d’achat ou dans tout autre document du Client sont sans effet.

Les conflits entre les documents qui constituent la Convention sont résolus conformément à l’article 1.2.

19.2 Modifications

PROOF peut modifier les présentes Conditions, la Politique de confidentialité, la Politique relative aux témoins et les Conditions de messagerie. L’Addenda relatif au traitement des données ne peut être modifié que de la manière prévue à son article 14, et un Bon de commande ne peut être modifié que par un écrit signé par les deux parties. La version en vigueur est publiée sur goproof.ca.

PROOF donnera un préavis d’au moins trente jours avant l’entrée en vigueur d’une modification importante. La poursuite de l’utilisation du Service après la date d’entrée en vigueur d’une modification vaut acceptation de celle-ci. Une modification ne s’applique pas à un différend né avant son entrée en vigueur.

19.3 Cession

Le Client ne peut céder la Convention sans le consentement écrit de PROOF.

PROOF peut céder la Convention à une société affiliée, ou dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un regroupement ou d’une vente d’actifs.

19.4 Force majeure

PROOF n’est pas responsable d’un défaut ou d’un retard causé par des événements échappant à son contrôle raisonnable, y compris les catastrophes naturelles, les épidémies, la guerre, les mesures gouvernementales, les cyberattaques et les défaillances des réseaux, des services publics et des fournisseurs tiers. Les obligations de paiement demeurent exigibles.

19.5 Avis

PROOF peut donner des avis par courriel à l’adresse enregistrée du Client ou au moyen du Service. Les avis destinés à PROOF doivent être envoyés par courriel à support@goproof.ca.

Un avis transmis par courriel est réputé reçu le jour ouvrable suivant son envoi.

19.6 Renonciation et divisibilité

Aucun retard dans l’exercice d’un droit ne constitue une renonciation à celui-ci.

Si une disposition est jugée inapplicable, elle sera appliquée dans toute la mesure permise, et le reste de la Convention demeure en vigueur.

19.7 Relation entre les parties

Les parties sont des entrepreneurs indépendants. PROOF n’est l’employeur d’aucun Utilisateur autorisé ni d’aucun Participant sur le terrain.

La Convention ne confère aucun droit à un tiers, à l’exception des personnes indemnisées aux termes de l’article 15.

19.8 Langue

Les parties ont expressément demandé et exigé que la Convention et tous les documents qui s’y rattachent soient rédigés en anglais. Toute traduction n’est fournie qu’à titre de commodité, et la version anglaise prévaut.

19.9 Acceptation électronique et intertitres

La Convention peut être acceptée et signée électroniquement, et aucun exemplaire distinct ni aucune signature manuscrite n’est requis.

Les intertitres ne sont fournis qu’à titre de commodité et n’ont aucune incidence sur l’interprétation.

20. COORDONNÉES

Les questions concernant les présentes Conditions peuvent être adressées à :

PROOF Incorporated
Courriel : support@goproof.ca
Site Web : goproof.ca

© 2026 PROOF Incorporated. Tous droits réservés.

1. PRÉAMBULE

PROOF Incorporated (« PROOF », « nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger la vie privée, la confidentialité et la sécurité des renseignements personnels qui lui sont confiés.

La présente Politique de confidentialité explique comment nous recueillons, utilisons, communiquons, conservons et protégeons les renseignements personnels dans le cadre de notre site Web, de notre plateforme logicielle et de nos services connexes (collectivement, le « Service »).

PROOF fournit des logiciels interentreprises conçus pour soutenir la gestion opérationnelle, la visibilité des actifs, la documentation des activités, la responsabilisation et les processus d’affaires connexes dans de multiples secteurs d’activité.

Notre Service peut être accessible aux clients commerciaux, à leur personnel autorisé, aux travailleurs sur le terrain, aux entrepreneurs, aux relations d’affaires et aux autres personnes qui interagissent avec des fonctions autorisées de la plateforme.

Nous reconnaissons l’importance de protéger les renseignements personnels et de préserver la confiance des organisations et des personnes qui utilisent notre Service.

Nos pratiques en matière de protection de la vie privée s’appuient sur la législation canadienne applicable en matière de protection des renseignements personnels, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (« LPRPDE »), ainsi que sur les autres lois en matière de protection de la vie privée et des données, lorsqu’elles s’appliquent.

La présente Politique de confidentialité s’applique aux renseignements personnels traités au moyen du site Web, des applications et des services associés de PROOF.

Elle ne régit pas les pratiques indépendantes en matière de protection de la vie privée des sites Web, entreprises ou services tiers que PROOF ne contrôle pas.

2. NOTRE RÔLE DANS LE TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS

PROOF traite des renseignements à différents titres, selon la nature des renseignements et des services fournis.

2.1 Renseignements traités pour le compte des Clients

Les organisations qui s’abonnent à PROOF (les « Clients ») peuvent utiliser le Service pour gérer leurs activités opérationnelles, leur personnel, leur équipement, leurs actifs et leurs registres d’affaires.

Dans ces circonstances, les Clients déterminent généralement les fins pour lesquelles leurs renseignements opérationnels sont recueillis et traités.

PROOF traite ces renseignements pour leur compte conformément aux ententes applicables, aux instructions licites et aux exigences en matière de protection des données.

Les Clients demeurent responsables d’établir un fondement juridique approprié pour recueillir et utiliser des renseignements concernant leurs employés, leurs entrepreneurs, leurs relations d’affaires et d’autres personnes.

Cela comprend la fourniture de tout avis et l’obtention de tout consentement exigés par la loi applicable.

Lorsqu’un Addenda relatif au traitement des données (« ATD ») s’applique, celui-ci régit les obligations de PROOF en matière de traitement à l’égard des Données du Client.

2.2 Renseignements traités par PROOF

PROOF est responsable des renseignements personnels recueillis et traités à ses propres fins commerciales légitimes.

Il peut notamment s’agir de ce qui suit :

• L’inscription et l’administration des comptes.
• La gestion des abonnements et de la facturation.
• Le soutien à la clientèle et les communications.
• La sécurité du site Web et de la plateforme.
• La maintenance et l’amélioration du Service.
• Le respect des obligations juridiques et réglementaires.

PROOF agit à titre d’organisation responsable de ces renseignements dans la mesure requise par la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

3. RENSEIGNEMENTS QUE NOUS RECUEILLONS

Les catégories de renseignements que PROOF traite dépendent de la manière dont les personnes interagissent avec le Service et des fonctions qu’un Client utilise.

3.1 Renseignements relatifs au compte et à l’entreprise

Lorsqu’une organisation s’inscrit à PROOF ou l’utilise, nous pouvons recueillir :

• Le nom de l’entreprise ou de l’organisation.
• Le nom des représentants autorisés.
• Les adresses de courriel professionnelles.
• Les numéros de téléphone.
• Les coordonnées de facturation et d’affaires.
• Les identifiants de compte et les renseignements de sécurité associés.
• Les rôles des utilisateurs et les autorisations d’accès.
• Les renseignements relatifs à l’abonnement et au service.

Ces renseignements servent à la gestion des comptes, à la prestation des services, à la facturation et à l’accès autorisé.

3.2 Renseignements opérationnels

Les Clients peuvent saisir, téléverser ou générer des renseignements d’affaires au moyen du Service.

Selon les fonctionnalités applicables, il peut notamment s’agir de ce qui suit :

• Les renseignements relatifs à l’équipement, aux véhicules et aux actifs.
• Les registres de travaux, de commandes, d’expéditions et d’interventions.
• Les activités opérationnelles et les mises à jour de l’état.
• Les registres d’entretien et de service.
• Les horodatages et les renseignements de localisation associés.
• Les documents, photographies et pièces jointes.
• Les communications d’affaires et l’historique des activités.
• Les noms ou identifiants associés aux activités enregistrées.

Les renseignements opérationnels peuvent comprendre des renseignements personnels lorsqu’ils identifient une personne ou peuvent raisonnablement y être associés.

3.3 Renseignements concernant les travailleurs et les autres participants

Dans le cadre de la fourniture du Service, PROOF peut traiter des renseignements concernant des employés, des chauffeurs, des opérateurs, des entrepreneurs, des techniciens, des clients et d’autres personnes.

Ces renseignements peuvent comprendre :

• Les noms et coordonnées.
• L’employeur ou l’affiliation organisationnelle.
• Les identifiants d’utilisateurs autorisés.
• Les registres d’activité et de participation.
• Les renseignements relatifs à l’équipement ou aux travaux associés.
• Les registres de communication pertinents.
• Les renseignements de localisation et d’heure associés aux activités documentées.

PROOF traite ces renseignements aux fins autorisées par le Client concerné et permises par la loi applicable.

3.4 Renseignements de localisation

Certaines fonctions du Service utilisent des renseignements de localisation pour soutenir la documentation opérationnelle et les services connexes.

Lorsque cela est activé et autorisé, des renseignements de localisation peuvent être recueillis lorsqu’une personne accomplit une activité faisant appel à la localisation, y compris au moyen des services de localisation d’un appareil.

Ces renseignements peuvent être associés au registre opérationnel pertinent.

La précision de la localisation dépend des capacités des appareils, des autorisations, de la connectivité et des conditions environnementales.

Les renseignements de localisation peuvent constituer des renseignements personnels lorsqu’ils sont associés à une personne identifiable.

PROOF ne déclare pas que les coordonnées enregistrées des appareils sont vérifiées de façon indépendante ni qu’elles sont nécessairement exactes.

Les Clients sont responsables de veiller à ce que leur utilisation des renseignements de localisation soit conforme aux lois applicables en matière de protection de la vie privée, d’emploi et de milieu de travail.

3.5 Renseignements techniques et relatifs au site Web

Lorsque des personnes visitent notre site Web ou accèdent au Service, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement.

Il peut notamment s’agir de ce qui suit :

• Les adresses de protocole Internet (IP).
• Les caractéristiques du navigateur et de l’appareil.
• Les renseignements relatifs au système d’exploitation.
• Les heures et les dates d’accès.
• Les pages et les fonctions consultées.
• Les identifiants de session pertinents.
• Les renseignements de sécurité et de diagnostic.

Ces renseignements sont utilisés pour exploiter, maintenir, protéger et améliorer le Service.

De plus amples renseignements sur les témoins de navigateur sont fournis dans notre Politique relative aux témoins.

3.6 Renseignements relatifs aux communications et au soutien

Lorsque des personnes communiquent avec PROOF, demandent des renseignements ou reçoivent des communications au moyen du Service, nous pouvons traiter :

• Les noms et coordonnées.
• Les adresses de courriel et les numéros de téléphone.
• Le contenu des messages.
• Les demandes de soutien et la correspondance.
• L’horodatage des communications.
• Les renseignements disponibles relatifs à la transmission et à la livraison.

Le Service peut faciliter l’envoi d’avis opérationnels et d’autres communications d’affaires pour le compte des Clients.

Les conditions supplémentaires régissant ces communications sont décrites dans nos Conditions de messagerie.

3.7 Renseignements dont la collecte n’est pas prévue

PROOF n’est pas conçue pour la collecte courante de renseignements personnels sensibles sans lien avec ses fins opérationnelles.

Les utilisateurs ne devraient pas soumettre de renseignements tels que des dossiers médicaux, des pièces d’identité délivrées par le gouvernement, des identifiants financiers personnels ou d’autres renseignements hautement sensibles, à moins qu’une fonctionnalité autorisée ne l’exige expressément et que des mesures de protection appropriées soient en place.

Les Clients sont responsables de veiller à ce que les renseignements soumis au Service soient pertinents, licites et appropriés à la fin prévue.

4. COMMENT NOUS RECUEILLONS LES RENSEIGNEMENTS

PROOF peut recevoir des renseignements de plusieurs sources.

Directement auprès des personnes : Lorsque des utilisateurs s’inscrivent, communiquent avec nous, soumettent des renseignements ou interagissent avec des fonctions du Service.

Auprès des Clients : Lorsque des organisations fournissent des renseignements sur leurs activités, leur personnel, leurs entrepreneurs ou leurs relations d’affaires.

Par l’utilisation du Service : Lorsque des activités opérationnelles génèrent des registres, y compris des horodatages, des renseignements sur les appareils ou des renseignements de localisation, s’il y a lieu.

Auprès d’intégrations et de fournisseurs de services autorisés : Lorsque des renseignements sont fournis par l’intermédiaire de systèmes connectés, de services tiers ou de fournisseurs de technologie soutenant une fonction autorisée.

Nous cherchons à limiter la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires à des fins déterminées et licites.

5. COMMENT NOUS UTILISONS LES RENSEIGNEMENTS

PROOF utilise les renseignements personnels aux fins suivantes.

5.1 Fourniture de nos services

Pour exploiter et fournir les fonctions logicielles demandées par les Clients et les utilisateurs autorisés.

Cela comprend le traitement des activités opérationnelles, la tenue des registres, l’affichage des renseignements autorisés et le soutien des processus d’affaires.

5.2 Administration des comptes

Pour créer et gérer les comptes, vérifier les accès autorisés, gérer les abonnements et fournir des services liés aux comptes.

5.3 Sécurité et prévention de la fraude

Pour protéger le Service, ses utilisateurs et les renseignements stockés contre les activités non autorisées, l’utilisation abusive, la fraude et les menaces à la sécurité.

5.4 Soutien à la clientèle

Pour répondre aux demandes de renseignements, examiner les problèmes techniques, fournir de l’aide et communiquer des renseignements liés au service.

5.5 Facturation et administration des affaires

Pour administrer les relations commerciales, produire les factures, tenir les registres financiers et exécuter les obligations contractuelles.

5.6 Amélioration du Service

Pour évaluer le rendement du Service, en améliorer la fiabilité, résoudre les problèmes techniques et développer des fonctionnalités pertinentes pour nos services d’affaires.

Lorsque des renseignements opérationnels des Clients servent à élaborer des statistiques agrégées ou des indices de référence sectoriels, nous cherchons à retirer les renseignements permettant l’identification et à appliquer des mesures visant à empêcher l’identification de personnes ou de Clients.

Nous ne considérons pas des renseignements comme anonymes du simple fait que les identifiants directs ont été retirés.

5.7 Conformité juridique et réglementaire

Pour nous conformer aux lois applicables, répondre aux demandes légitimes, faire valoir des droits contractuels et tenir les registres requis à des fins juridiques, réglementaires ou commerciales légitimes.

PROOF n’utilise pas de Données du Client identifiables à des fins non connexes sans fondement juridique ou autorisation appropriés.

6. FONDEMENT JURIDIQUE DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

PROOF traite les renseignements personnels conformément aux lois applicables en matière de protection de la vie privée et des données.

En vertu du droit canadien en matière de protection de la vie privée, cela comprend généralement l’obtention d’un consentement valable lorsqu’il est requis et le recours aux autorisations ou exceptions légales applicables, lorsqu’elles existent.

La nature du consentement ou de toute autre autorisation légale dépend des renseignements en cause, de leur sensibilité, de la fin du traitement et des circonstances de la collecte.

Lorsque le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (« RGPD »), le UK GDPR ou une législation semblable s’applique, le fondement juridique du traitement peut comprendre :

Exécution d’un contrat : Lorsque le traitement est nécessaire à l’exécution d’obligations contractuelles envers la personne concernée.

Intérêts légitimes : Lorsque le traitement est nécessaire à des fins commerciales légitimes, y compris la sécurité et l’administration du service, pourvu que les exigences juridiques applicables soient respectées.

Obligations légales : Lorsque le traitement est requis pour se conformer aux lois applicables.

Consentement : Lorsqu’une personne a donné un consentement valide à une fin précise.

Lorsque PROOF traite des renseignements personnels pour le compte d’un Client, ce Client détermine généralement le fondement juridique applicable à ses propres activités de traitement.

PROOF ne se fonde pas sur les instructions d’un Client pour justifier un traitement interdit par la loi applicable.

7. DONNÉES DU CLIENT ET CONFIDENTIALITÉ

PROOF reconnaît que les Données du Client peuvent contenir des renseignements d’affaires confidentiels, des registres opérationnels exclusifs et des renseignements personnels.

Entre PROOF et ses Clients, la propriété des Données du Client demeure au Client, sous réserve des Conditions d’utilisation applicables.

Les droits de PROOF d’accéder aux Données du Client et de les traiter sont limités par ses ententes, par les exigences légitimes du service et par la loi applicable.

Nous ne vendons pas les Données du Client.

Nous ne communiquons pas de registres opérationnels identifiables des Clients à des entreprises non liées pour leur usage commercial indépendant sans autorisation ou autre fondement licite.

Les représentants autorisés d’un Client peuvent accéder aux renseignements associés à leur organisation selon les autorisations offertes au moyen du Service.

Le personnel de PROOF peut accéder aux Données du Client lorsque cela est raisonnablement nécessaire à des fins légitimes de soutien, de maintenance, de sécurité, d’administration des comptes, de conformité juridique ou à d’autres fins de service autorisées.

L’accès est assujetti aux obligations de confidentialité et aux mesures de protection de la sécurité applicables.

Lorsque cela est approprié, PROOF peut utiliser des renseignements agrégés et dépersonnalisés pour améliorer ses services, évaluer les tendances opérationnelles et développer des connaissances d’affaires, sous réserve de ses engagements contractuels et de la loi applicable.

Les renseignements agrégés ne seront pas présentés comme anonymes à moins que des mesures raisonnables n’aient été prises pour empêcher l’identification.

8. DONNÉES DE LOCALISATION ET VIE PRIVÉE EN MILIEU DE TRAVAIL

PROOF est consciente que les renseignements opérationnels peuvent concerner des activités en milieu de travail et le rendement des employés.

Les Clients sont responsables d’utiliser le Service conformément aux exigences applicables en matière d’emploi, de protection de la vie privée et de surveillance en milieu de travail.

Lorsque cela est requis, les Clients doivent informer les personnes touchées de la nature et de la fin de la documentation des activités, des renseignements de localisation et de la surveillance connexe.

PROOF fournit la technologie utilisée pour documenter les activités opérationnelles autorisées. Elle ne détermine pas de façon indépendante si l’utilisation particulière que fait un Client des renseignements concernant ses employés ou ses entrepreneurs est appropriée ou licite.

Les renseignements de localisation et d’activité ne devraient pas être considérés comme une preuve vérifiée de façon indépendante de la conduite d’une personne.

Les personnes qui souhaitent obtenir des renseignements sur l’utilisation de PROOF par un employeur devraient généralement s’adresser à l’organisation responsable de leurs renseignements.

9. TRAITEMENT AUTOMATISÉ ET INTELLIGENCE ARTIFICIELLE

Certaines fonctions de PROOF peuvent faire appel à des technologies automatisées, y compris des services d’intelligence artificielle de tiers, pour faciliter l’exécution de tâches opérationnelles limitées.

Parmi les exemples actuels figurent l’interprétation de renseignements de suivi désignés par le client en vue de produire des renseignements estimatifs sur l’heure d’arrivée, et le filtrage de certains textes soumis au regard de restrictions de contenu configurées.

Des renseignements pertinents peuvent être transmis à des fournisseurs de services autorisés lorsque cela est nécessaire à l’exécution de ces fonctions.

PROOF cherche à limiter ce traitement aux renseignements raisonnablement nécessaires à la fin précisée.

Les résultats automatisés peuvent être incomplets ou inexacts et devraient faire l’objet d’une évaluation appropriée avant que l’on s’y fie pour prendre des décisions d’affaires importantes.

PROOF fournira tout renseignement supplémentaire exigé par la loi applicable si elle met en place une prise de décision automatisée produisant des effets juridiques à l’égard de personnes ou les affectant de manière significative de façon similaire.

10. PARTAGE ET COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS

PROOF ne vend pas de renseignements personnels à des courtiers en données et ne les partage pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle.

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels dans les circonstances suivantes.

10.1 Clients et utilisateurs autorisés

Des renseignements peuvent être mis à la disposition de l’organisation qui en est responsable et des personnes que cette organisation autorise à les recevoir.

10.2 Fournisseurs de services

PROOF peut faire appel à des fournisseurs tiers pour l’aider dans les domaines suivants :

• L’hébergement infonuagique et l’infrastructure.
• Le stockage et le traitement des données.
• L’authentification et la sécurité.
• Les communications d’affaires.
• Les fonctionnalités logicielles et les opérations techniques.
• Le traitement par intelligence artificielle pour des fonctionnalités autorisées.
• Le soutien à la clientèle et l’administration des affaires.

Ces fournisseurs ne sont autorisés à traiter des renseignements qu’à des fins autorisées, sous réserve des obligations contractuelles et légales applicables.

Des renseignements sur les fournisseurs de services et les sous-traitants ultérieurs pertinents peuvent être demandés auprès de notre personne-ressource en matière de protection de la vie privée ou obtenus au moyen de la documentation contractuelle applicable.

10.3 Exigences légales

Nous pouvons communiquer des renseignements lorsque cela est nécessaire pour nous conformer aux lois applicables, aux demandes légitimes des autorités gouvernementales, aux ordonnances judiciaires ou à d’autres obligations juridiquement contraignantes.

Lorsque cela est permis et approprié, nous pouvons prendre des mesures raisonnables pour évaluer ces demandes et limiter la communication aux renseignements requis.

10.4 Protection des droits et de la sécurité

Des renseignements peuvent être communiqués lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour enquêter sur une utilisation abusive, remédier à des incidents de sécurité, protéger des droits ou la sécurité, ou établir, exercer ou défendre des droits en justice.

10.5 Transactions commerciales

Dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’un financement, d’une restructuration ou d’une vente d’actifs de l’entreprise, des renseignements pertinents peuvent être communiqués ou transférés lorsque la loi le permet et sous réserve de mesures de protection appropriées en matière de confidentialité et de vie privée.

11. TRAITEMENT INTERNATIONAL DES DONNÉES

PROOF est une société canadienne, et certains renseignements sont stockés ou traités au Canada.

Nous pouvons également faire appel à des fournisseurs de technologie qui traitent des renseignements aux États-Unis ou dans d’autres territoires.

Par conséquent, des renseignements personnels peuvent être transférés, stockés ou consultés à l’extérieur de la province ou du pays où ils ont été recueillis à l’origine.

Les renseignements traités dans un autre territoire peuvent être assujettis aux lois de ce territoire, y compris aux exigences en matière d’accès légal.

Lorsqu’un traitement transfrontalier a lieu, PROOF applique les mesures de protection contractuelles, techniques et organisationnelles applicables visant à protéger les renseignements personnels.

Lorsque cela est requis, les transferts internationaux reposent sur des mécanismes de transfert reconnus par la loi et sur toute mesure de protection supplémentaire imposée par la loi applicable.

Les Clients ayant des exigences particulières en matière de résidence des données ou de transfert international devraient communiquer avec PROOF avant de soumettre des renseignements assujettis à ces exigences.

12. CONSERVATION DES DONNÉES

PROOF conserve les renseignements personnels uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, satisfaire aux obligations contractuelles applicables ou répondre à des exigences juridiques et commerciales légitimes.

La durée de conservation dépend de la catégorie de renseignements et de la fin pour laquelle ils sont traités.

Renseignements relatifs aux comptes : Généralement conservés tant qu’un compte demeure actif et pendant une période appropriée par la suite, lorsque cela est requis à des fins d’administration, de sécurité, de conformité ou à des fins juridiques.

Registres opérationnels : Conservés conformément aux fonctionnalités applicables du Service, à l’entente conclue avec le Client, aux exigences de conservation documentées et aux fins commerciales ou juridiques légitimes.

Historiques des activités d’affaires : Certains registres sont tenus à titre de registres historiques des activités opérationnelles. Les corrections peuvent être consignées au moyen d’inscriptions supplémentaires plutôt que par l’écrasement d’un événement antérieur. Cela ne déroge pas aux droits applicables en matière de protection de la vie privée ni aux limites légales de conservation.

Registres de facturation et registres financiers : Conservés dans la mesure nécessaire pour satisfaire aux obligations comptables, fiscales et réglementaires.

Communications de soutien : Conservées pendant une période raisonnablement nécessaire pour régler les demandes, tenir l’historique du service et répondre aux exigences juridiques ou opérationnelles connexes.

Registres de sécurité : Conservés dans la mesure raisonnablement nécessaire à des fins de sécurité, d’enquête, de conformité et de protection du Service.

Lorsque des renseignements ne sont plus raisonnablement requis, PROOF les supprimera, les anonymisera ou en disposera autrement de manière sécuritaire, sous réserve des obligations juridiques et des exigences contractuelles applicables.

12.1 Fermeture du compte

À la résiliation ou à la fermeture d’un compte Client, les demandes d’exportation ou de suppression des Données du Client seront traitées conformément à l’entente applicable, à l’ATD et aux exigences juridiques.

Certains registres peuvent devoir être conservés à des fins légitimes d’ordre juridique, de vérification, contractuel, de sécurité ou de règlement des différends.

La conservation n’autorise pas le stockage indéfini de renseignements personnels sans fin valable ni fondement juridique.

13. SÉCURITÉ DE L’INFORMATION

PROOF maintient des mesures de protection techniques, administratives et organisationnelles conçues pour protéger les renseignements contre l’accès, la communication, la modification, la perte et l’utilisation abusive non autorisés.

Selon les circonstances, ces mesures de protection comprennent :

• Des restrictions d’accès et des contrôles d’authentification.
• Le chiffrement et des communications sécurisées.
• La séparation des renseignements des clients.
• La surveillance et la journalisation liée à la sécurité.
• Un accès administratif contrôlé.
• Des pratiques appropriées de stockage et de récupération des données.
• Des procédures de maintenance de la sécurité et d’intervention en cas d’incident.

L’accès aux renseignements personnels est limité au personnel et aux fournisseurs de services autorisés qui ont un besoin légitime de les traiter.

PROOF examine périodiquement ses pratiques de sécurité et peut modifier ses mesures de protection à mesure qu’évoluent la technologie, les exigences d’affaires et les risques relevés.

Bien que nous prenions des mesures raisonnables pour protéger les renseignements, aucun système électronique, aucune technologie de stockage ni aucune méthode de transmission ne peut être garanti comme entièrement sécuritaire.

13.1 Incidents de sécurité

Si PROOF prend connaissance d’un incident de sécurité mettant en cause des renseignements personnels, nous évaluerons l’incident et prendrons les mesures appropriées.

Lorsque la loi applicable exige qu’un avis soit donné aux Clients, aux personnes touchées ou aux autorités de réglementation, PROOF donnera cet avis conformément à ses obligations juridiques et contractuelles.

Lorsqu’un incident concerne des renseignements traités pour le compte d’un Client, PROOF collaborera avec le Client de la manière requise par les ententes applicables et la loi.

14. VOS DROITS EN MATIÈRE DE PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

Selon l’endroit où vous vous trouvez et les lois qui s’appliquent, vous pourriez avoir certains droits à l’égard de vos renseignements personnels.

Il peut notamment s’agir de ce qui suit :

Droit d’accès : Demander des renseignements sur les renseignements personnels détenus à votre sujet.

Droit de rectification : Demander la rectification de renseignements personnels inexacts ou incomplets.

Droit à l’effacement : Demander la suppression de renseignements personnels lorsque la loi applicable prévoit ce droit.

Droit de retirer votre consentement : Retirer votre consentement à certaines activités de traitement, sous réserve des restrictions juridiques et contractuelles applicables.

Droit à la limitation ou d’opposition : Demander la limitation de certaines activités de traitement, ou s’y opposer, lorsque la loi applicable le permet.

Droit à la portabilité des données : Recevoir certains renseignements personnels dans un format portable lorsque la loi l’exige.

Droit de porter plainte : Faire part de préoccupations en matière de protection de la vie privée à PROOF ou à une autorité de réglementation compétente.

14.1 Exercice de vos droits

Les demandes relatives à la protection de la vie privée peuvent être adressées à :

support@goproof.ca

Nous pouvons demander les renseignements raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité et déterminer la portée d’une demande.

Nous répondrons dans les délais prévus par la loi applicable.

Lorsque PROOF traite des renseignements personnels pour le compte d’un Client, nous pouvons transmettre la demande au Client responsable ou aider ce Client à y répondre.

Certaines demandes peuvent être limitées par des exceptions juridiques applicables, par les droits d’autres personnes ou par des exigences légitimes de conservation prévues par la loi.

PROOF n’exercera aucune discrimination envers les personnes qui exercent les droits en matière de protection de la vie privée protégés par la loi applicable.

15. TÉMOINS ET TECHNOLOGIES SIMILAIRES

PROOF utilise des témoins et des technologies connexes pour soutenir l’authentification, la sécurité, la continuité des sessions et les fonctionnalités nécessaires de la plateforme.

Nous n’utilisons pas actuellement de témoins à des fins de publicité comportementale de tiers ou de suivi publicitaire intersites.

Certains identifiants associés aux témoins peuvent constituer des renseignements personnels et sont traités conformément à la présente Politique de confidentialité.

Des renseignements sur les catégories de témoins, leur durée de conservation et les contrôles offerts par les navigateurs sont fournis dans notre Politique relative aux témoins distincte, accessible à l’adresse suivante :

goproof.ca/legal/fr#cookies

16. COMMUNICATIONS D’AFFAIRES

PROOF peut faciliter des communications transactionnelles, opérationnelles et liées au service par courriel, par messagerie texte ou par d’autres canaux de communication autorisés.

Ces communications peuvent porter sur des activités d’affaires, des avis relatifs au service, l’administration des comptes et des renseignements demandés par les utilisateurs.

Les Clients sont responsables de fournir tout avis exigé par la loi et d’obtenir le consentement nécessaire ou toute autre autorisation légale avant de soumettre des coordonnées aux fins de communications.

Les destinataires peuvent avoir la possibilité de se désabonner de certaines communications en suivant les instructions fournies dans le message.

Pour les communications par SMS, des instructions de désabonnement standard, notamment répondre STOP lorsque cette option est prise en charge, peuvent être offertes.

Le désabonnement de communications n’entraîne pas nécessairement la suppression des registres opérationnels associés.

De plus amples détails sont fournis dans nos Conditions de messagerie.

17. PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE DES ENFANTS

PROOF est une plateforme logicielle destinée aux entreprises et n’est pas conçue pour être utilisée par des enfants.

Nous ne sollicitons pas sciemment de renseignements personnels directement auprès d’enfants à des fins de consommation indépendantes.

Si nous apprenons que des renseignements personnels concernant un enfant ont été recueillis dans des circonstances contraires à la loi applicable, nous prendrons les mesures appropriées pour remédier à la situation.

Les questions ou préoccupations peuvent être adressées à support@goproof.ca.

18. SITES WEB ET SERVICES DE TIERS

Le Service peut contenir des liens vers des sites Web, des plateformes ou des systèmes d’affaires externes exploités par des tiers.

PROOF ne contrôle pas les pratiques indépendantes de ces tiers en matière de protection de la vie privée.

Les personnes sont invitées à consulter les avis de confidentialité pertinents avant de fournir des renseignements à des services externes.

L’inclusion d’un lien ou d’une intégration de tiers ne constitue pas, en soi, une approbation des pratiques de ce tiers en matière de protection de la vie privée.

19. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

PROOF peut réviser la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte de l’évolution de nos activités, des changements apportés au Service, des exigences juridiques ou de la mise à jour de nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Lorsque des modifications sont apportées, la date d’entrée en vigueur figurant au début de la présente politique sera mise à jour.

Lorsque des modifications touchent de façon importante le traitement des renseignements personnels, nous donnerons un avis supplémentaire ou obtiendrons le consentement lorsque la loi applicable l’exige.

La version en vigueur de la Politique de confidentialité demeurera accessible sur notre site Web.

20. COORDONNÉES ET DEMANDES RELATIVES À LA PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE

PROOF Incorporated est responsable du maintien de pratiques appropriées de gestion de la protection de la vie privée à l’égard des renseignements personnels dont elle a la gestion.

Les questions, demandes ou plaintes relatives à la protection de la vie privée peuvent être adressées à :

PROOF Incorporated
À l’attention du : Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : support@goproof.ca
Site Web : goproof.ca

Nous examinerons les demandes de renseignements et y répondrons dans les délais prévus par la loi applicable.

Les personnes insatisfaites de la manière dont nous avons traité une préoccupation relative à la protection de la vie privée peuvent avoir le droit de s’adresser à l’organisme de réglementation compétent en matière de protection de la vie privée.

Au Canada, des renseignements supplémentaires sur les droits en matière de protection de la vie privée et sur les plaintes sont offerts par le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada.

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1. PRÉAMBULE

La présente Politique relative aux témoins explique comment PROOF Incorporated (« PROOF », « nous », « notre » ou « nos ») utilise des témoins et des technologies similaires sur notre site Web, goproof.ca, ainsi qu’au sein de notre plateforme logicielle et de nos services connexes (collectivement, le « Service »).

Nous nous engageons à offrir une expérience numérique sécuritaire, fiable et transparente, dans le respect de la vie privée de nos utilisateurs.

La présente politique décrit les types de témoins que nous utilisons, leurs finalités, la durée pendant laquelle ils peuvent demeurer sur votre appareil et les choix qui s’offrent à vous.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur la manière dont PROOF recueille, traite, stocke et protège les renseignements personnels, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

2. QUE SONT LES TÉMOINS ?

Les témoins sont de petits fichiers de données stockés sur votre ordinateur, votre téléphone intelligent, votre tablette ou un autre appareil lorsque vous accédez à un site Web ou à un service en ligne.

Ils permettent aux sites Web et aux applications de reconnaître les navigateurs, de maintenir des sessions, de mémoriser certains renseignements et de soutenir les fonctionnalités essentielles.

Les témoins peuvent être classés comme suit :

Témoins de session : Témoins temporaires généralement supprimés à la fin d’une session de navigation.

Témoins persistants : Témoins qui demeurent sur un appareil pendant une période déterminée ou jusqu’à leur suppression.

Témoins internes : Témoins déposés par le site Web ou le service consulté.

Témoins tiers : Témoins déposés par un domaine autre que celui du site Web ou du service consulté.

Des technologies similaires, y compris le stockage dans le navigateur et les identifiants d’appareil, peuvent servir à des fins connexes.

3. COMMENT PROOF UTILISE LES TÉMOINS

PROOF utilise des témoins et des technologies similaires pour soutenir l’exploitation, la sécurité, l’accessibilité et la fiabilité de sa plateforme.

Selon les fonctions utilisées, ces technologies peuvent soutenir :

3.1 Authentification et sécurité

Les témoins contribuent à maintenir les sessions authentifiées, à reconnaître les accès autorisés et à protéger les comptes contre les activités non autorisées.

Ces technologies sont utilisées pour soutenir l’accès sécurisé au Service.

3.2 Fonctionnalités essentielles de la plateforme

Certains témoins permettent au Service de conserver les renseignements nécessaires pour que les utilisateurs puissent accomplir des activités autorisées sans interruption inutile.

Il peut notamment s’agir de maintenir une session ou de reconnaître des renseignements associés à une interaction en cours.

3.3 Reconnaissance des utilisateurs et des appareils

Lorsque cela est nécessaire pour fournir une fonctionnalité demandée, PROOF peut utiliser des témoins pour reconnaître un navigateur ou un appareil préalablement autorisé.

Cela contribue à maintenir la continuité entre les interactions pertinentes avec le Service.

3.4 Fiabilité opérationnelle

Les témoins et les technologies similaires peuvent contribuer à maintenir la disponibilité du service, à prévenir les traitements en double et à assurer un comportement cohérent des applications.

Ces technologies sont utilisées à des fins opérationnelles légitimes, et non à des fins publicitaires ou de suivi sans lien.

4. CATÉGORIES DE TÉMOINS ET DURÉE DE CONSERVATION

Ce qui suit résume les principales catégories de témoins utilisés par PROOF, telles qu’elles sont décrites dans la configuration actuelle de notre service.

Ces témoins sont fournis par PROOF ou par des fournisseurs de services agissant pour notre compte.

Les durées de conservation peuvent varier selon la fonction exécutée, la configuration du Service et la question de savoir si la session ou l’autorisation pertinente demeure valide.

Les durées indiquées ci-dessus décrivent la conservation des témoins de navigateur, et non la conservation des registres d’affaires ou des renseignements personnels stockés séparément par le Service.

5. TÉMOINS ESSENTIELS

PROOF utilise des technologies destinées à soutenir les aspects essentiels du Service.

Les témoins essentiels peuvent être nécessaires pour :

• Authentifier les utilisateurs autorisés.
• Maintenir des sessions sécurisées.
• Fournir les fonctionnalités demandées par les utilisateurs.
• Maintenir la continuité pendant les activités permises.
• Soutenir la sécurité et la fiabilité opérationnelles.

Certaines fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner correctement lorsque ces témoins sont désactivés.

La question de savoir si un témoin donné est strictement nécessaire au sens de la loi applicable dépend de sa finalité et de son utilisation réelles. PROOF examine son utilisation des témoins et obtiendra le consentement, lorsque cela est requis, pour les technologies qui ne sont pas admissibles à une exemption applicable.

6. ANALYTIQUE, PUBLICITÉ ET SUIVI PAR DES TIERS

PROOF n’utilise pas actuellement de témoins à des fins de publicité comportementale de tiers, de profilage à des fins publicitaires ou de suivi de personnes sur des sites Web sans lien entre eux.

Nous ne vendons pas les renseignements personnels recueillis au moyen de témoins.

Les renseignements techniques relatifs à l’utilisation peuvent être traités dans la mesure nécessaire pour maintenir, sécuriser, dépanner et améliorer le Service, comme le décrit notre Politique de confidentialité.

Si PROOF introduit des témoins facultatifs d’analytique, de publicité ou d’autres témoins non essentiels, nous mettrons à jour la présente politique et mettrons en place les avis, choix ou mécanismes de consentement exigés par la loi applicable avant de les déployer.

7. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET TÉMOINS

Certains témoins ou identifiants connexes peuvent constituer des renseignements personnels lorsqu’ils identifient une personne ou peuvent raisonnablement être associés à une personne.

PROOF ne traite ces renseignements qu’aux fins décrites dans la présente Politique relative aux témoins et dans notre Politique de confidentialité.

Selon les fonctionnalités du Service en cause, les renseignements liés aux témoins peuvent être associés à un compte autorisé, à une session de travail ou à une activité enregistrée dans le Service.

Nous mettons en œuvre des mesures de protection appropriées conçues pour protéger ces renseignements contre l’accès, l’utilisation et la communication non autorisés.

8. GESTION DE VOS TÉMOINS

La plupart des navigateurs Internet permettent aux utilisateurs de contrôler les témoins au moyen des paramètres de leur navigateur.

Selon votre navigateur, vous pourriez être en mesure de :

• Consulter les témoins stockés sur votre appareil.
• Supprimer les témoins existants.
• Bloquer les témoins de certains sites Web.
• Restreindre les témoins persistants.
• Configurer la suppression automatique des témoins.

La désactivation ou la suppression de certains témoins peut interrompre les sessions authentifiées ou empêcher certains aspects du Service de fonctionner comme prévu.

Lorsque des témoins facultatifs nécessitant un consentement seront introduits, PROOF fournira les contrôles de consentement et de préférences applicables.

Les paramètres du navigateur ne suppriment pas nécessairement les renseignements déjà conservés dans les registres d’affaires de PROOF. Les demandes concernant les renseignements personnels sont traitées conformément à notre Politique de confidentialité.

9. FOURNISSEURS DE SERVICES TIERS

PROOF peut faire appel à des fournisseurs de technologie tiers de confiance pour soutenir l’hébergement, l’authentification, la sécurité, les communications et d’autres opérations nécessaires de la plateforme.

Ces fournisseurs peuvent traiter des renseignements techniques ou personnels limités dans le cadre des services qu’ils fournissent à PROOF.

Nous exigeons des fournisseurs de services qui traitent des renseignements personnels pour notre compte qu’ils maintiennent des mesures appropriées de protection de la vie privée et de sécurité au moyen d’ententes contractuelles applicables.

De plus amples renseignements sur les catégories de tiers qui participent au traitement des renseignements personnels sont fournis dans notre Politique de confidentialité.

10. MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE RELATIVE AUX TÉMOINS

PROOF peut mettre à jour périodiquement la présente Politique relative aux témoins afin de tenir compte des changements apportés à notre Service, à la technologie, aux lois applicables ou à nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

La date d’entrée en vigueur indiquée au début de la présente politique sera mise à jour lorsque des modifications seront apportées.

Lorsque des modifications importantes nécessitent un avis ou un consentement supplémentaire en vertu de la loi applicable, nous les fournirons.

La version en vigueur de la présente politique demeurera accessible sur notre site Web.

11. COORDONNÉES

Les questions, préoccupations ou demandes concernant la présente Politique relative aux témoins peuvent être adressées à :

PROOF Incorporated
À l’attention du : Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : support@goproof.ca
Site Web : goproof.ca

Pour de plus amples renseignements concernant les renseignements personnels, veuillez consulter notre Politique de confidentialité.

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1. PRÉAMBULE

Les présentes Conditions de messagerie régissent les messages textes et les courriels envoyés au moyen du Service (chacun, un « Message »).

Elles font partie de la Convention intervenue entre PROOF Incorporated (« PROOF », « nous », « notre » ou « nos ») et chaque Client. Les termes portant une majuscule initiale qui ne sont pas définis dans les présentes Conditions de messagerie ont le sens qui leur est attribué dans les Conditions d’utilisation.

Les présentes Conditions de messagerie s’appliquent également à toute personne physique qui reçoit un Message (un « Destinataire »).

Elles doivent être lues conjointement avec la Politique de confidentialité, qui décrit la manière dont PROOF traite les renseignements personnels.

Chaque Client est responsable de mettre les présentes Conditions de messagerie à la disposition de ses Destinataires lorsque la loi applicable l’exige.

2. NATURE DES MESSAGES

Les Messages sont de nature transactionnelle, opérationnelle et liée au service.

PROOF envoie des Messages pour le compte des Clients à des personnes physiques liées à un registre opérationnel, ainsi qu’aux utilisateurs du Service relativement à leur compte.

Les Messages peuvent comprendre :

• Des avis concernant une activité à venir, en cours ou terminée.
• Des liens vers des renseignements que le Destinataire a le droit de recevoir.
• Des liens permettant au Destinataire de prendre part à une activité autorisée.
• Des avis relatifs au compte, à la sécurité et à la vérification.

Les liens contenus dans les Messages sont destinés uniquement au Destinataire et ne doivent être partagés avec aucune autre personne, sauf au moyen des fonctionnalités que PROOF fournit à cette fin.

Les Messages ne contiennent aucun contenu de marketing, publicitaire ou promotionnel.

Le consentement à recevoir des Messages n’est pas une condition d’achat.

3. CONSENTEMENT ET RESPONSABILITÉ DU CLIENT

Avant de soumettre un numéro de téléphone ou une adresse de courriel au Service, le Client doit obtenir et documenter chaque consentement, et fournir chaque avis, que la loi applicable exige pour que les Messages connexes puissent être envoyés.

Ces exigences découlent de lois qui comprennent, à titre d’exemple et sans limitation, la Loi canadienne anti-pourriel, la Telephone Consumer Protection Act des États-Unis, les lois de l’Union européenne et du Royaume-Uni régissant les communications électroniques et la loi du Mexique sur la protection des données, ainsi que les exigences applicables des opérateurs et du secteur.

Le Client déclare et garantit que chaque numéro de téléphone et chaque adresse de courriel qu’il soumet appartient au Destinataire visé, et que le Destinataire a consenti à recevoir les Messages qui y sont associés.

Le Client doit conserver la preuve de chaque consentement aussi longtemps que la loi applicable l’exige, et la fournir à PROOF sur demande. PROOF ne vérifie pas les consentements et se fie aux déclarations du Client.

Une personne physique qui soumet un numéro de téléphone ou une adresse de courriel pour recevoir des Messages, qu’il s’agisse des siens ou de ceux d’une autre personne, déclare qu’elle est autorisée à le faire et que le Destinataire a consenti à recevoir ces Messages.

Le Client doit veiller à l’exactitude des coordonnées et doit retirer promptement les coordonnées de toute personne physique qui n’est plus liée à ses activités.

Le Client est responsable du contenu de chaque Message envoyé selon ses directives, y compris tout renseignement qu’il ajoute à un Message, ainsi que de toute réclamation découlant d’un Message envoyé sans un consentement requis, comme le prévoient les Conditions d’utilisation.

PROOF peut refuser d’envoyer, ou suspendre, tout Message dont elle croit raisonnablement qu’il contreviendrait aux présentes Conditions de messagerie, à la loi applicable ou aux exigences des opérateurs.

4. FRÉQUENCE DES MESSAGES ET COÛTS

La fréquence des Messages varie selon les activités du Client et selon la participation du Destinataire à celles-ci.

Des frais de messagerie et de données peuvent s’appliquer.

L’opérateur d’un Destinataire peut facturer les messages textes et les données selon le forfait du Destinataire.

Les opérateurs ne sont pas responsables des messages retardés ou non livrés.

5. DÉSABONNEMENT

Un Destinataire peut répondre STOP à tout message texte pour cesser de recevoir des messages textes de cet expéditeur.

Après qu’un Destinataire a répondu STOP, un seul message confirmant la demande peut lui être envoyé. Aucun autre message texte ne sera envoyé à ce numéro par cet expéditeur, à moins que le Destinataire ne s’abonne de nouveau.

Un désabonnement s’applique au numéro de téléphone à partir duquel il est envoyé et est traité conformément à la loi applicable.

Un Destinataire peut répondre START pour recommencer à recevoir des messages textes de cet expéditeur.

Un Destinataire peut répondre HELP à tout message texte pour obtenir de l’aide, ou peut écrire à support@goproof.ca.

Un Destinataire qui ne souhaite plus recevoir de Messages par courriel peut s’adresser au Client qui les a envoyés ou à PROOF, à support@goproof.ca.

Le désabonnement met fin aux Messages visés. Il n’entraîne pas la suppression des registres opérationnels connexes, et il peut empêcher le Destinataire de recevoir des renseignements sur les activités auxquelles il prend part.

6. OPÉRATEURS PRIS EN CHARGE ET LIVRAISON

Les Messages sont livrés par l’intermédiaire d’opérateurs de télécommunication, de fournisseurs de services de courriel, de réseaux et d’appareils qui échappent au contrôle de PROOF. Les opérateurs pris en charge peuvent changer sans préavis.

PROOF ne garantit pas qu’un Message sera livré, livré à temps ou livré au Destinataire visé.

Les opérateurs et les fournisseurs de services de courriel peuvent filtrer, retarder ou bloquer des Messages pour des raisons qui échappent au contrôle de PROOF. La livraison peut également être touchée par les paramètres des appareils, la couverture, l’itinérance et la transférabilité des numéros.

On ne devrait se fier à aucun Message à des fins critiques pour la sécurité, à des fins d’urgence ou à des fins où le temps est critique.

7. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

PROOF traite les numéros de téléphone, les adresses de courriel, le contenu des Messages et les renseignements de livraison afin d’envoyer des Messages, de la manière décrite dans la Politique de confidentialité.

Les numéros de téléphone mobile et les consentements à la messagerie texte ne sont pas vendus, et ne sont pas partagés avec des tiers ou des sociétés affiliées à leurs propres fins de marketing ou de promotion.

Les numéros de téléphone ne sont partagés qu’avec les fournisseurs de services qui livrent les Messages, et de toute autre manière décrite dans la Politique de confidentialité.

Le contenu des Messages et les renseignements de livraison sont conservés de la manière décrite dans la Politique de confidentialité.

8. MODIFICATIONS

PROOF peut mettre à jour les présentes Conditions de messagerie afin de tenir compte des changements apportés au Service, à la loi applicable ou aux exigences des opérateurs.

Lorsque des modifications sont apportées, les dates figurant au début des présentes Conditions de messagerie seront mises à jour. Lorsque la loi applicable exige un avis ou un consentement supplémentaire, PROOF le fournira.

Les Messages envoyés après l’entrée en vigueur d’une mise à jour sont régis par les Conditions de messagerie mises à jour.

9. COORDONNÉES

Les questions concernant les Messages ou les présentes Conditions de messagerie peuvent être adressées à :

PROOF Incorporated
Courriel : support@goproof.ca
Site Web : goproof.ca

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1. INTRODUCTION ET PORTÉE

Le présent Addenda relatif au traitement des données (le présent « Addenda ») fait partie de la Convention intervenue entre PROOF Incorporated (« PROOF ») et le Client.

Le présent Addenda s’applique lorsque PROOF traite des Renseignements personnels pour le compte du Client dans le cadre de la fourniture du Service.

Les termes portant une majuscule initiale qui ne sont pas définis dans le présent Addenda ont le sens qui leur est attribué dans les Conditions d’utilisation.

En cas de conflit entre le présent Addenda et toute autre partie de la Convention en ce qui concerne la protection des Renseignements personnels, le présent Addenda prévaut dans la mesure du conflit. Lorsque les Clauses contractuelles types s’appliquent, elles prévalent sur le présent Addenda dans la mesure de tout conflit.

2. DÉFINITIONS

« Législation applicable en matière de protection des données » désigne l’ensemble des lois qui s’appliquent au traitement des Renseignements personnels aux termes de la Convention, y compris, selon le cas : la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) et les lois provinciales essentiellement similaires, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec) ; le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (le « RGPD ») ; le RGPD tel qu’il fait partie du droit du Royaume-Uni (le « UK GDPR ») et la Data Protection Act 2018 ; les lois sur la protection de la vie privée des États des États-Unis ; et la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares du Mexique.

« Responsable du traitement » désigne la partie qui détermine les finalités et les moyens du traitement des Renseignements personnels, et comprend toute notion équivalente en vertu de la Législation applicable en matière de protection des données.

« Renseignements personnels du Client » désigne les Renseignements personnels contenus dans les Données du Client que PROOF traite pour le compte du Client.

« Personne concernée » désigne la personne physique à laquelle se rapportent les Renseignements personnels.

« Renseignements personnels » désigne tout renseignement concernant une personne physique identifiée ou identifiable qui est protégé à titre de renseignement personnel ou de donnée personnelle en vertu de la Législation applicable en matière de protection des données.

« Violation de renseignements personnels » désigne une atteinte à la sécurité entraînant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération ou la communication non autorisée de Renseignements personnels du Client, ou l’accès non autorisé à de tels renseignements. Elle ne comprend pas les tentatives infructueuses ni les activités qui ne compromettent pas la sécurité des Renseignements personnels du Client.

« Sous-traitant » désigne la partie qui traite des Renseignements personnels pour le compte d’un Responsable du traitement, et comprend toute notion équivalente en vertu de la Législation applicable en matière de protection des données, comme un fournisseur de services ou un entrepreneur.

« Clauses contractuelles types » désigne les clauses contractuelles types pour le transfert de données personnelles vers des pays tiers approuvées par la Commission européenne, telles qu’elles sont modifiées ou remplacées de temps à autre.

« Sous-traitant ultérieur » désigne un tiers dont PROOF retient les services pour traiter des Renseignements personnels du Client dans le cadre de la fourniture du Service.

« Addenda du Royaume-Uni » désigne l’International Data Transfer Addendum aux clauses contractuelles types de la Commission européenne, publié par l’Information Commissioner du Royaume-Uni.

3. RÔLES DES PARTIES

À l’égard des Renseignements personnels du Client, le Client est le Responsable du traitement et PROOF est le Sous-traitant.

PROOF est un Responsable du traitement indépendant à l’égard des Renseignements personnels qu’elle traite pour ses propres besoins d’inscription et d’administration des comptes, d’abonnement et de facturation, de soutien à la clientèle et de communications, de sécurité, de maintenance et d’amélioration du service et de conformité juridique, de la manière décrite dans la Politique de confidentialité.

Chaque partie se conformera aux obligations que la Législation applicable en matière de protection des données lui impose dans le cadre de son rôle.

Le Client est responsable de la licéité du traitement qu’il prescrit, y compris de l’existence d’un fondement juridique approprié ainsi que de la fourniture de tout avis et de l’obtention de tout consentement que le traitement exige.

4. INSTRUCTIONS DE TRAITEMENT

PROOF ne traitera les Renseignements personnels du Client que sur instruction documentée du Client, à moins que le traitement ne soit exigé par une loi à laquelle PROOF est assujettie. Dans ce cas, PROOF informera le Client de cette exigence légale avant le traitement, sauf si la loi l’interdit.

La Convention, y compris l’utilisation et la configuration du Service par le Client, constitue l’ensemble des instructions documentées du Client. Toute instruction supplémentaire requiert l’accord écrit de PROOF.

PROOF informera le Client si, à son avis, une instruction contrevient à la Législation applicable en matière de protection des données. PROOF n’est pas tenue d’examiner la licéité des instructions du Client.

PROOF ne traitera pas les Renseignements personnels du Client à ses propres fins, sauf pour créer des Données agrégées comme le permettent les Conditions d’utilisation. Les Données agrégées n’identifient aucune personne physique et ne constituent pas des Renseignements personnels.

PROOF ne vendra ni ne partagera les Renseignements personnels du Client, au sens que la Législation applicable en matière de protection des données donne à ces termes. Sauf dans la mesure permise par le présent article 4, PROOF ne conservera, n’utilisera ni ne communiquera les Renseignements personnels du Client en dehors de la relation d’affaires directe entre les parties ou à toute fin autre que la fourniture du Service, et ne les combinera pas avec des Renseignements personnels provenant d’autres sources, sauf dans la mesure permise par la Législation applicable en matière de protection des données. PROOF comprend ces restrictions et s’y conformera.

PROOF assurera le niveau de protection de la vie privée qu’exige la Législation applicable en matière de protection des données et avisera le Client si elle détermine qu’elle n’est plus en mesure de respecter ses obligations en vertu de cette législation. Le Client peut prendre des mesures raisonnables et appropriées en vertu de l’article 12 afin de contribuer à ce que PROOF traite les Renseignements personnels du Client d’une manière compatible avec les obligations du Client, et peut, sur avis, prendre des mesures raisonnables et appropriées pour faire cesser tout traitement non autorisé et y remédier.

5. CONFIDENTIALITÉ DU PERSONNEL

PROOF veillera à ce que chaque personne qu’elle autorise à traiter des Renseignements personnels du Client soit tenue à une obligation de confidentialité appropriée.

PROOF limitera l’accès aux Renseignements personnels du Client aux membres du personnel qui en ont besoin pour fournir, maintenir, sécuriser ou soutenir le Service.

6. SÉCURITÉ

PROOF mettra en œuvre et maintiendra des mesures techniques et organisationnelles appropriées conçues pour protéger les Renseignements personnels du Client contre les Violations de renseignements personnels, compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les Personnes concernées.

Ces mesures portent sur le contrôle d’accès et l’authentification, le chiffrement en transit et au repos, la séparation logique des environnements des clients, la journalisation et la surveillance, l’accès administratif contrôlé, la sauvegarde et la récupération, la gestion des vulnérabilités, l’intervention en cas d’incident et la formation du personnel. Elles sont décrites à l’annexe 2.

PROOF peut mettre à jour ces mesures, pourvu qu’une mise à jour ne réduise pas de façon importante la protection globale des Renseignements personnels du Client.

Le Client est responsable de sa propre utilisation sécuritaire du Service, y compris la protection des identifiants et la gestion des accès qu’il accorde.

7. SOUS-TRAITANTS ULTÉRIEURS

Le Client accorde à PROOF une autorisation écrite générale de recourir à des Sous-traitants ultérieurs pour traiter des Renseignements personnels du Client.

Une liste à jour des Sous-traitants ultérieurs est disponible sur demande adressée à support@goproof.ca.

PROOF avisera le Client de tout ajout ou remplacement prévu d’un Sous-traitant ultérieur au moins quinze jours avant que le nouveau Sous-traitant ultérieur ne traite des Renseignements personnels du Client.

Le Client peut s’opposer au changement pour des motifs raisonnables liés à la protection des Renseignements personnels, au moyen d’un avis transmis à PROOF dans les quinze jours suivant l’avis de PROOF. Les parties discuteront de l’opposition de bonne foi. Si elle ne peut être résolue, le Client peut, à titre de recours exclusif, résilier la partie visée du Service sur avis, et PROOF remboursera les Frais payés d’avance pour la partie inutilisée de la durée.

PROOF imposera à chaque Sous-traitant ultérieur, par contrat écrit, des obligations en matière de protection des données qui offrent au moins le même niveau de protection que le présent Addenda, dans la mesure applicable aux services fournis.

PROOF demeure responsable envers le Client de l’exécution des obligations de chaque Sous-traitant ultérieur.

8. TRANSFERTS INTERNATIONAUX

Les Renseignements personnels du Client peuvent être traités au Canada et dans d’autres pays où PROOF et ses Sous-traitants ultérieurs exercent leurs activités, y compris aux États-Unis. Le Client autorise ces transferts dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service.

Lorsque la Législation applicable en matière de protection des données exige un mécanisme de transfert, le transfert reposera sur l’un des mécanismes suivants :

• Une décision d’adéquation ou une constatation équivalente.
• Les Clauses contractuelles types, module deux (de responsable du traitement à sous-traitant) ou module trois (de sous-traitant à sous-traitant), selon le cas, lesquelles sont intégrées par renvoi au présent Addenda.
• L’Addenda du Royaume-Uni, lequel est intégré par renvoi au présent Addenda.
• Tout autre mécanisme de transfert reconnu par la Législation applicable en matière de protection des données.

Lorsque les Clauses contractuelles types s’appliquent :

• Le Client est l’exportateur de données et PROOF est l’importateur de données.
• La clause d’adhésion facultative prévue à la clause 7 ne s’applique pas.
• L’option 2 de la clause 9 s’applique, avec le délai de préavis prévu à l’article 7.
• Le libellé facultatif de la clause 11 ne s’applique pas.
• L’autorité de contrôle compétente est déterminée conformément à la clause 13.
• La clause 17 est régie par le droit de l’Irlande, et les tribunaux de l’Irlande sont choisis en vertu de la clause 18.
• Les annexes I et II sont complétées par l’annexe 1 et l’annexe 2 du présent Addenda.

Lorsque l’Addenda du Royaume-Uni s’applique, il est complété par les renseignements correspondants figurant dans le présent Addenda et ses annexes.

Lorsque la Législation applicable en matière de protection des données exige que le Client évalue un transfert avant qu’il ait lieu, PROOF fournira des renseignements raisonnables à l’appui de cette évaluation.

Le Client peut demander un exemplaire signé des Clauses contractuelles types ou de l’Addenda du Royaume-Uni par courriel à support@goproof.ca.

9. ASSISTANCE AU CLIENT

9.1 Demandes des Personnes concernées

Si PROOF reçoit d’une Personne concernée une demande visant des Renseignements personnels du Client, PROOF la transmettra au Client dans les meilleurs délais. PROOF ne répondra pas elle-même à la demande, sauf pour diriger la Personne concernée vers le Client, à moins que la loi ne l’exige ou que le Client ne l’autorise.

Compte tenu de la nature du traitement, PROOF fournira une assistance raisonnable au Client pour répondre aux demandes des Personnes concernées qui souhaitent exercer leurs droits.

Lorsque le Service tient des registres historiques, une demande de rectification de renseignements peut être satisfaite par la consignation d’une correction plutôt que par la modification d’une inscription antérieure, dans la mesure où la Législation applicable en matière de protection des données le permet.

9.2 Analyses d’impact et consultations

PROOF fournira une assistance raisonnable, compte tenu de la nature du traitement et des renseignements dont elle dispose, à l’égard de toute analyse d’impact relative à la protection des données, de toute évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou de toute consultation préalable d’une autorité de contrôle que la Législation applicable en matière de protection des données exige du Client.

9.3 Coûts

Dans la mesure où la Législation applicable en matière de protection des données le permet, le Client remboursera à PROOF les coûts raisonnables de l’assistance qui excède les fonctionnalités du Service.

10. VIOLATION DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

PROOF avisera le Client dans les meilleurs délais après avoir pris connaissance d’une Violation de renseignements personnels.

L’avis décrira, dans la mesure où ces éléments sont alors connus :

• La nature de la violation, y compris les catégories et le nombre approximatif de Personnes concernées et de registres visés.
• Ses conséquences probables.
• Les mesures prises ou proposées pour y remédier et en atténuer les effets.
• Un point de contact où obtenir de plus amples renseignements.

Lorsque des renseignements ne sont pas disponibles au moment de l’avis, PROOF les fournira à mesure qu’ils deviendront disponibles.

Lorsque des Renseignements personnels du Client sont assujettis à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Québec), PROOF avisera également le Client sans délai de toute violation, ou tentative de violation, d’une obligation relative à la confidentialité de ces Renseignements personnels du Client.

PROOF prendra des mesures raisonnables pour circonscrire la violation, enquêter sur celle-ci et en atténuer les effets, et collaborera avec le Client afin qu’il puisse s’acquitter de ses propres obligations en matière d’avis et de tenue de registres.

Le Client est responsable de déterminer si une Violation de renseignements personnels doit être signalée à une autorité de contrôle ou aux personnes touchées, et d’effectuer un tel signalement, à moins que la Législation applicable en matière de protection des données n’exige que PROOF le fasse.

Aucun avis donné et aucune réponse fournie par PROOF en vertu du présent article 10 ne constitue une reconnaissance de faute ou de responsabilité.

11. RESTITUTION ET SUPPRESSION

Pendant la durée de la Convention, le Client peut exporter les Renseignements personnels du Client au moyen des fonctionnalités du Service.

Après l’expiration ou la résiliation, le Client peut exporter les Renseignements personnels du Client pendant la Période d’exportation décrite dans les Conditions d’utilisation.

Dans les quatre-vingt-dix jours suivant la fin de la Période d’exportation, PROOF supprimera les Renseignements personnels du Client de ses systèmes actifs, sauf dans la mesure où la loi applicable en exige ou en permet la conservation.

Les Renseignements personnels du Client contenus dans les sauvegardes courantes sont supprimés ou écrasés dans le cours normal des cycles de sauvegarde de PROOF.

Les Renseignements personnels du Client qui sont conservés demeurent assujettis au présent Addenda et ne sont traités qu’aux fins de leur conservation.

Sur demande écrite du Client, PROOF confirmera la suppression par écrit.

Les Données agrégées ne constituent pas des Renseignements personnels et ne sont pas visées par la suppression prévue au présent article.

12. VÉRIFICATIONS

PROOF mettra à la disposition du Client les renseignements raisonnablement nécessaires pour démontrer qu’elle se conforme au présent Addenda.

PROOF répondra à un questionnaire de sécurité écrit et raisonnable du Client par période de douze mois. Les réponses constituent des Renseignements confidentiels de PROOF.

Lorsque la Législation applicable en matière de protection des données ou une autorité de contrôle exige une vérification ou une inspection allant au-delà de ces réponses, le Client peut en effectuer une, ou la faire effectuer par un vérificateur indépendant qui est tenu à la confidentialité et qui n’est pas un concurrent de PROOF, sous réserve des conditions suivantes :

• Le Client donne un préavis écrit raisonnable, et la portée est convenue à l’avance.
• La vérification a lieu pendant les heures normales d’ouverture de PROOF et ne perturbe pas indûment ses activités.
• La vérification ne s’étend pas aux renseignements d’autres clients et ne compromet pas la sécurité du Service.
• La vérification est effectuée aux frais du Client, et au plus une fois par période de douze mois, à moins qu’une Violation de renseignements personnels ou une autorité de contrôle n’exige qu’il en soit autrement.
• Les résultats sont traités comme des Renseignements confidentiels de PROOF.

13. RESPONSABILITÉ

La responsabilité de PROOF découlant du présent Addenda ou s’y rapportant est assujettie aux exclusions et limitations de responsabilité prévues dans les Conditions d’utilisation et s’impute sur celles-ci, sauf dans la mesure où la Législation applicable en matière de protection des données ou les Clauses contractuelles types ne permettent pas une telle limitation.

Le présent article ne limite aucun droit d’une Personne concernée en vertu de la Législation applicable en matière de protection des données.

14. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Le présent Addenda prend effet lorsque le Client accepte la Convention et demeure en vigueur aussi longtemps que PROOF traite des Renseignements personnels du Client pour le compte du Client.

Les conflits entre le présent Addenda et le reste de la Convention sont résolus de la manière prévue à l’article 1.

PROOF peut modifier le présent Addenda lorsqu’une modification de la Législation applicable en matière de protection des données ou une autorité de contrôle l’exige, ou afin de tenir compte de changements apportés au Service ou à ses Sous-traitants ultérieurs, pourvu qu’une modification ne réduise pas de façon importante la protection des Renseignements personnels du Client. Les modifications sont notifiées conformément aux Conditions d’utilisation.

Si une disposition du présent Addenda est jugée inapplicable, les autres dispositions demeurent en vigueur.

Le présent Addenda est régi par le droit et soumis à la compétence prévus dans les Conditions d’utilisation, sauf lorsque la Législation applicable en matière de protection des données ou les Clauses contractuelles types exigent qu’il en soit autrement.

ANNEXE 1 — DÉTAILS DU TRAITEMENT

Objet : La fourniture du Service au Client aux termes de la Convention.

Durée : La durée de la Convention, ainsi que toute période ultérieure pendant laquelle PROOF traite des Renseignements personnels du Client conformément à l’article 11.

Nature et finalité : L’hébergement, le stockage, l’organisation, l’extraction, l’affichage, la transmission et tout autre traitement nécessaire pour fournir, maintenir, sécuriser et soutenir le Service, y compris la documentation des activités opérationnelles, l’envoi de messages pour le compte du Client et l’exécution des fonctions automatisées que le Client utilise.

Catégories de Personnes concernées : Les personnes physiques des catégories suivantes.

• Les employés, entrepreneurs et autres membres du personnel du Client.
• Les clients et relations d’affaires du Client.
• Les autres personnes physiques qui interagissent avec des fonctions autorisées du Service dans le cadre des activités du Client.

Catégories de Renseignements personnels : Les Renseignements personnels des catégories suivantes.

• Les données d’identification et de contact, comme les noms, les numéros de téléphone et les adresses de courriel.
• Les données organisationnelles et relatives au rôle, comme l’employeur, l’affiliation et le rôle de l’utilisateur.
• Les registres des activités opérationnelles.
• Les renseignements de localisation et d’heure associés aux activités enregistrées.
• Les photographies et les documents soumis au Service.
• Les données de communication, y compris le contenu des messages et les renseignements de livraison.
• Les données techniques, comme les renseignements sur les appareils et les navigateurs, les identifiants de session et les adresses de protocole Internet.

Catégories particulières : Le Service n’est pas destiné au traitement de catégories particulières de Renseignements personnels ou d’autres renseignements personnels sensibles, et le Client ne doit pas soumettre de telles données à moins qu’une fonction du Service ne l’exige expressément. Les renseignements de localisation associés aux activités enregistrées peuvent être considérés comme sensibles en vertu de certaines lois comprises dans la Législation applicable en matière de protection des données, et ils ne sont traités que pour fournir les fonctions du Service que le Client utilise.

Fréquence : Continue, pendant la durée de la Convention.

Conservation : Conformément à l’article 11 et à la Convention.

Sous-traitants ultérieurs : Chaque Sous-traitant ultérieur traite des Renseignements personnels du Client ayant le même objet et la même nature, et pendant la même durée, que ce qui est décrit ci-dessus, dans la mesure requise pour les services qu’il fournit à PROOF.

ANNEXE 2 — MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES

PROOF maintient les mesures suivantes, qu’elle peut mettre à jour conformément à l’article 6.

Contrôle d’accès et authentification : L’accès au Service exige une authentification, et l’accès aux Renseignements personnels du Client est restreint selon les autorisations attribuées à chaque utilisateur. L’authentification multifactorielle est offerte pour les comptes d’utilisateurs.

Chiffrement : Les Renseignements personnels du Client sont chiffrés en transit sur les réseaux publics et sont stockés auprès de fournisseurs d’hébergement qui les chiffrent au repos.

Séparation des renseignements des clients : Les Renseignements personnels du Client sont séparés logiquement par client, de sorte que les utilisateurs de chaque client ne peuvent accéder qu’aux renseignements mis à leur disposition.

Journalisation et surveillance : Les événements pertinents pour la sécurité sont journalisés afin de soutenir la détection des activités non autorisées et les enquêtes à leur sujet.

Accès administratif contrôlé : L’accès administratif aux Renseignements personnels du Client est limité au personnel désigné ayant un besoin légitime, et les actions administratives qui modifient les registres des clients sont consignées.

Sauvegarde et récupération : PROOF maintient des pratiques de stockage et de récupération des données adaptées au Service.

Gestion des vulnérabilités : PROOF assure la maintenance de ses systèmes, applique les mises à jour de sécurité et teste le Service afin d’y déceler des failles de sécurité.

Intervention en cas d’incident : PROOF maintient des procédures pour enquêter sur les incidents de sécurité, les circonscrire et y répondre, y compris la notification conformément à l’article 10.

Personnel : Les membres du personnel ayant accès aux Renseignements personnels du Client sont tenus à des obligations de confidentialité et sont informés de leurs responsabilités en matière de sécurité et de protection des données.

Sous-traitants ultérieurs : Les Sous-traitants ultérieurs sont engagés aux termes de contrats écrits qui les obligent à protéger les Renseignements personnels du Client.

Minimisation des données : Les renseignements fournis aux Sous-traitants ultérieurs pour des fonctions automatisées sont limités à ce que la fonction exige.

COORDONNÉES

Les questions concernant le présent Addenda ou le traitement des Renseignements personnels du Client peuvent être adressées à :

PROOF Incorporated
À l’attention du : Responsable de la protection des renseignements personnels
Courriel : support@goproof.ca
Site Web : goproof.ca

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